Cách Satguru Travel tiết kiệm thời gian nhờ Lumin, giải pháp Google-native thay thế Adobe

Với Renier Van Der Schyff, giám đốc kinh doanh của Satguru Travel tại Johannesburg, quản lý các chuyến công tác đồng nghĩa với việc phối hợp các giấy tờ nhạy cảm — NDA, hợp đồng, biểu mẫu onboarding — trên khắp Nam Phi và các quốc gia lân cận, tất cả đều làm việc từ xa mà không cần máy in.

Vấn đề là gì? Adobe Acrobat liên tục làm gián đoạn quy trình làm việc của anh ấy.

"Phần lớn công việc của chúng tôi thực hiện qua Gmail; chúng tôi sử dụng các công cụ như Google Drive và Google Meet." Renier giải thích. "Tích hợp Adobe và một số chương trình của MS khá phức tạp, hoặc bạn phải trả phí rất cao mới truy cập được."

Các vấn đề kỹ thuật diễn ra liên tục:

• Các tệp hoàn toàn từ chối mở ở các định dạng trước đây từng được hỗ trợ
• Chức năng ký số hoạt động thất thường không thể lường trước
• Tích hợp kém với Google Workspace
• Giấy phép đắt đỏ cho các nhu cầu PDF đơn giản
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng chỉ biết trả lời "hãy cài đặt lại"

Đối với một người làm việc ở nhà, dẫn dắt đội nhóm 12 người tại ba thành phố và quản lý các tài liệu khách hàng đòi hỏi sự nhanh nhạy và chính xác, những trở ngại của Adobe đã khiến Renier mất nguyên một ngày làm việc mỗi tuần.

Đơn giản & native cho Google

"Có người giới thiệu tôi dùng Lumin, tôi thử và thực sự ấn tượng: dùng vô cùng dễ dàng."

Quy trình công việc mới đã loại bỏ hoàn toàn những cản trở trước đây.

"Lumin tuyệt vời vì bạn chỉ cần gửi, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách đơn giản," Renier chia sẻ. "Tôi không muốn phải in, quét lại rồi gửi đi: chất lượng không thể như ban đầu."

Hiện nay, Lumin đang hỗ trợ các quy trình tài liệu quan trọng của Satguru Travel:

• NDA và hợp đồng doanh nghiệp cần được ký xác nhận
• Biểu mẫu onboarding khách hàng cho quản lý chuyến công tác
• Tài liệu nhạy cảm gửi cho các phòng thương mại và hiệp hội
• Cộng tác từ xa giữa các văn phòng tại Johannesburg, Cape Town và Durban
• Quy trình không cần máy in cho đội ngũ làm việc tại nhà

Lấy lại nguyên một ngày làm việc

Với Renier, ROI được đo bằng số giờ lấy lại được.

Tiết kiệm từ 10-12 giờ mỗi tuần

"Tôi ước tính mỗi tuần chúng tôi tiết kiệm từ 10-12 giờ chỉ nhờ vào lượng tài liệu mà tôi phụ trách," Renier ước lượng. "Đó là nguyên một ngày tôi có thể dành cho bán hàng và quản lý cấp cao, thay vì phải vật lộn với máy in và máy scan."

Khi bạn quản lý các chuyến đi công tác cho khách hàng lớn ở nhiều quốc gia, từng giờ đều rất quý giá. 10-12 giờ đó giờ đây dành cho công việc chiến lược, chứ không phải để chiến đấu với phần mềm PDF.

Làm việc từ xa dễ dàng hơn

Làm việc tại nhà ở Johannesburg, xa văn phòng, Renier không còn cần đến máy in đắt tiền và hộp mực nữa.

"Tôi không sở hữu máy in đắt đỏ và Adobe làm mọi chuyện trở nên phức tạp. Với Lumin, tôi chẳng phải in hay scan lại tài liệu: mọi thứ trên nền tảng này vận hành hoàn hảo."

Kiểm soát chi phí

Trái với các loại giấy phép đắt đỏ của Adobe, bản miễn phí của Lumin đáp ứng đầy đủ nhu cầu của anh — có sẵn lựa chọn mở rộng khi đội nhóm phát triển.

"Không phải bỏ ra 100 đô mỗi tháng chỉ để chỉnh sửa tài liệu thực sự là cứu cánh cho tôi."

"Hồi trước tôi từng cài Lumin cho mẹ mình. Mẹ là môi giới bất động sản, phải xử lý rất nhiều giấy tờ khách hàng và từng bị trì hoãn bởi Adobe. Mẹ tôi không am hiểu công nghệ lắm; tôi vẫn thường nhận những cuộc gọi kiểu: 'máy in không chạy, phải làm sao?' Nhưng từ khi dùng Lumin, mẹ không còn cần tôi giúp nữa. Tôi tưởng sẽ phải chỉ dẫn cách sử dụng, hóa ra mẹ tự tìm hiểu được hết." Renier cho biết. "Thật hiếm thấy công cụ nào vừa mạnh mẽ, vừa trực quan đến vậy cho dân chuyên nghiệp." Nếu một người không giỏi công nghệ cũng tự sử dụng Lumin cho công việc môi giới, thì thực sự ai cũng tiếp cận được.Lý do Renier đề xuất LuminNhanh và ổn định"Lumin đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu của tôi. Nhanh, hiệu quả, hoạt động liền mạch không can thiệp vào hệ thống của chúng tôi. Đây là công cụ tin cậy, mở được mọi thứ, ký được mọi loại và chia sẻ tài liệu cực kỳ dễ dàng."Tích hợp Google Workspace"Adobe Acrobat vừa đắt vừa hay trục trặc. Lumin tích hợp tuyệt vời với Google Drive và đó là điều rất quan trọng với chúng tôi."Hỗ trợ tốt hơnSau nhiều năm vật lộn với dịch vụ kỹ thuật của Adobe, Renier nhận thấy khác biệt: "Tôi nghĩ chưa từng có ứng dụng nào chủ động hỏi phản hồi của tôi, thực sự muốn lắng nghe quan điểm và khuyến nghị của người dùng."Nếu bạn dẫn dắt corporate travel, đội bán hàng hoặc làm remote bằng Google Workspace, quản lý tài liệu không nên tốn quá 10 tiếng mỗi tuần. Giá cao, ít ổn định cùng hỗ trợ kém của Adobe chỉ làm mọi việc thêm rắc rối không cần thiết."Nếu bạn cần một giải pháp thay thế tuyệt vời — hoặc thậm chí một nền tảng chính cho tất cả công việc với PDF, hãy chọn Lumin."