Astrea IT rút ngắn quy trình ký tài liệu chỉ còn vài cú nhấp chuột với Lumin Sign và Salesforce

Khi toàn bộ doanh nghiệp của bạn vận hành trong Salesforce, điều cuối cùng bạn muốn là phải ký tài liệu bên ngoài nền tảng này. Astrea IT hiểu điều đó hơn ai hết.

Astrea IT là đối tác tư vấn của Salesforce có trụ sở tại Ấn Độ, phục vụ khách hàng tại Mỹ, Úc, Ả Rập Xê Út, Singapore, Canada và Vương quốc Anh. Đội ngũ của họ có kinh nghiệm sâu rộng với các nền tảng chính của Salesforce (Sales, Service, Marketing, Agentforce, Data Cloud và Revenue Cloud) và đã phát hành gần 50 ứng dụng trên AppExchange.

Ban đầu, Astrea chỉ dùng Lumin Sign để ký tài liệu nội bộ. Đội ngũ hài lòng đến mức bắt đầu giới thiệu giải pháp này cho cả khách hàng. Với một công ty tư vấn uy tín dựa trên những khuyến nghị chất lượng, điều này chỉ xảy ra với một công cụ thật sự tin cậy và được sử dụng thường xuyên mỗi ngày.

Bộ đôi hoàn hảo: Tự động hóa với Salesforce + Ký dễ dàng với Lumin

Salesforce xử lý logic doanh nghiệp và tự động hóa qua các flow. Lumin Sign đảm nhận phần tài liệu, tạo ra từ các mẫu reuseable và thu thập chữ ký điện tử. Khi kết hợp, hai giải pháp này loại bỏ hoàn toàn việc xử lý thủ công tài liệu ở mọi giai đoạn.

“Salesforce rất mạnh trong tự động hóa cho doanh nghiệp, còn Lumin thì tuyệt vời trong việc tạo tài liệu từ mẫu và thu thập chữ ký”, Naveen Gabrani, CEO của Astrea IT, giải thích. “Kết hợp lại, đây là một giải pháp vô cùng thắng lợi.”

Một dự án gần đây minh chứng tiềm năng của giải pháp này ở quy mô lớn. Astrea IT tổ chức chương trình hè, dạy Salesforce và Agentforce cho sinh viên kỹ thuật tại chín trường ở miền Bắc Ấn Độ.

Mọi dữ liệu – từ điểm danh, thông tin sinh viên đến tiến độ hoàn thành bài tập – đều nằm trên Salesforce. Sinh viên hoàn thành chương trình sẽ nhận chứng chỉ đã ký. Với hơn 500 học viên, việc cấp phát chứng chỉ thủ công là bất khả thi. Hiện nay, mỗi chứng chỉ được tạo từ hồ sơ sinh viên trong Salesforce và tự động gửi đi ký bằng Lumin Sign.

Phương pháp tương tự cũng áp dụng cho tài liệu định kỳ: NDA, thư nhập học cho thành viên mới, giấy xác nhận kinh nghiệm cho nhân viên nghỉ việc. Đã có hơn 445 tài liệu được gửi qua Lumin Sign và Salesforce, và con số này tiếp tục tăng khi ngày càng nhiều quy trình được tự động hóa.

Tự động hóa tiết kiệm ở quy mô lớn

Vì tài liệu được tạo động từ dữ liệu có sẵn trong Salesforce, nhân viên không cần soạn file thủ công hay nhập lại thông tin đã có. Astrea IT ước tính tiết kiệm khoảng 10 phút mỗi tài liệu. Nhân với hơn 445 tài liệu đã gửi, số giờ tiết kiệm được lên đến hàng chục – và sẽ còn tăng khi tự động hóa nhiều hơn.

“Khi số lượng lớn, tiết kiệm thời gian là vô cùng đáng kể”, Naveen nhấn mạnh. “Nếu nhân rộng và có nhiều chữ ký, giá trị càng rõ rệt.”

Một lợi ích khác sau khi ký: tất cả tài liệu hoàn tất sẽ tự động được lưu trong Salesforce, liên kết đúng hồ sơ, cho phép Astrea IT tra cứu và xác minh dễ dàng, không cần lưu thủ công nữa.

“Tất cả được lưu lại trong Salesforce sau khi ký, nên mọi tài liệu luôn trong tầm tay”, Naveen cho biết. “Tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào cũng rất nhanh – chỉ vài giây là xong. Nếu ai đó hỏi tài liệu 3 tháng sau, chỉ cần truy cập Salesforce, tìm tên người đó, tài liệu đã ký sẽ xuất hiện ngay.”

Đội ngũ Astrea IT.

Một lựa chọn dễ dùng và tiết kiệm hơn

Astrea IT từng thử các công cụ ký số khác nhưng không giải pháp nào tích hợp tốt như vậy. Lumin được chọn cho 3 lý do: tích hợp chặt với Salesforce, sử dụng dễ dàng và chi phí thấp hơn nhiều.

“Tích hợp với Salesforce vô cùng tốt và chi phí dễ chịu hơn nhiều”, Naveen chia sẻ. “Là công ty offshore, chúng tôi cần kiểm soát chi phí. Lumin đáp ứng đủ nhu cầu, đầy đủ tính năng và giá hợp lý hơn hẳn.”

Đối với khách hàng đã dùng Salesforce và có nhiều ứng dụng, giải pháp ký đắt tiền chỉ làm phức tạp thêm. “Lumin dễ tiếp cận hơn rất nhiều so với các sản phẩm khác, gần như là một đẳng cấp khác về giá.”

Cài đặt cũng đơn giản. Chỉ sau buổi hướng dẫn ngắn, đội ngũ đã tự cấu hình các luồng tài liệu mới nhanh chóng. “Chỉ vài tiếng là bạn cấu hình xong hầu hết quy trình trên Lumin. Hiện tại, tạo mẫu mới chỉ mất vài phút.” Quy trình ký cũng rất mượt mà: “Trải nghiệm sử dụng thật sự hoàn hảo. Chỉ cần nhấp vào link, ký là xong. Đơn giản vậy thôi.”

Bảo mật và hỗ trợ đúng tầm

Tài liệu Astrea IT tạo ra thường chứa dữ liệu nhạy cảm như lương hay giá trị hợp đồng nên bảo mật là ưu tiên hàng đầu.

“Chỉ nhân viên và ban giám đốc mới xem được lương, hoặc chỉ bộ phận tài chính và khách hàng thấy giá trị hợp đồng”, Naveen nói. “Bảo mật là điều then chốt và Lumin hoàn toàn đáp ứng.” Đội ngũ đã kiểm tra mọi tiêu chí bảo mật trước khi triển khai.

Bộ phận hỗ trợ cũng củng cố quyết định này. Với các nhà cung cấp lớn, có thể phải đợi ngày mới được phản hồi. “Còn với Lumin, chỉ trong vài giờ đã có câu trả lời.” Khi cần một tính năng mới, Lumin hướng dẫn ngay cách sử dụng hoặc thông báo rõ ngày dự kiến ra mắt nếu chưa kịp cập nhật.

Chính sự nhanh nhạy đó khiến Astrea IT tự tin khuyến nghị Lumin Sign cho khách hàng. “Nếu ai hỏi, chúng tôi giới thiệu Lumin ngay mà không đắn đo”, Naveen khẳng định. “Hỗ trợ rất tốt, nhân viên nhiệt tình và sản phẩm dễ sử dụng.”

Đáng tin để khuyên dùng chứ không chỉ dùng cho nội bộ

Astrea không chỉ dùng Lumin Sign cho hoạt động nội bộ. Là đối tác của Lumin, họ còn giới thiệu giải pháp này cho khách hàng và sẵn sàng triển khai khi phù hợp, nên sự hợp tác quan trọng không kém sản phẩm.

Đây là mối quan hệ bền chặt. “Kinh nghiệm tham gia Lumin Partner Program thật sự xuất sắc”, Naveen đánh giá. “Mọi liên lạc đều dễ dàng, nhân viên có chuyên môn và quan tâm sát sao đến nhu cầu của chúng tôi. Làm việc với đội Lumin thật sự là niềm vui.”

Bên cạnh đó, có sẵn tài liệu truyền thông cũng rất quan trọng. Lumin cung cấp đào tạo, case study và nhiều tài nguyên khác để Astrea IT trình bày cho khách hàng tiềm năng. “Điều này giúp đội ngũ chúng tôi tự tin nói chuyện với khách hàng”, Naveen bổ sung.

Là một đơn vị làm việc với nhiều đối tác công nghệ, sự sát cánh của Lumin tạo ra khác biệt. “Lumin thật sự nổi bật giữa các đối tác của chúng tôi,” Naveen kết luận. “Ai cũng thân thiện, phản hồi nhanh và luôn hỗ trợ bất cứ lúc nào. Sự gần gũi, phối hợp này mang lại giá trị khác biệt.”

Khám phá cách Lumin Sign cho Salesforce có thể hỗ trợ đội ngũ của bạn

Lumin Sign đã biến quy trình ký – vốn riêng rẽ – thành một phần liền mạch của luồng công việc Astrea IT: từng tài liệu được tạo trực tiếp từ Salesforce, gửi đi ký và tự động lưu đúng thư mục, bất kể số lượng bao nhiêu.

Nếu nhóm của bạn cũng đang dùng Salesforce, các bạn hoàn toàn có thể làm điều tương tự.