Réglé en 30 secondes : Comment Lodg a simplifié la fiscalité grâce à une signature simple

Pour les travailleurs indépendants et les prestataires en Nouvelle-Zélande, la fiscalité reste un défi constant. Entre le calcul des montants dus, le paiement à temps à l’IRD et la bonne tenue des dossiers, c'est une source de distraction permanente qui les éloigne de leur activité génératrice de revenus.

Lodg a été conçue pour remédier à cela. Cette plateforme basée à Christchurch permet aux travailleurs indépendants de déposer leurs revenus sur Lodg, qui calcule et prélève automatiquement l’impôt, effectue le paiement directement à l’IRD, puis reverse le reste au client. Vincent Holloway, cofondateur de Lodg, résume : « La mission de Lodg est d’aider les travailleurs indépendants et les petites entreprises à enfin se concentrer sur ce qu’ils sont censés faire. »

La simplicité d’utilisation est au cœur de tout ce que fait Lodg. C’est pourquoi le système de signature de documents posait problème jusque-là. Imprimer, signer à la main, scanner puis renvoyer les documents par email était lent et fastidieux.

Les autres plateformes en ligne n’étaient pas non plus totalement adaptées. L’équipe utilisait jusque-là DocuSign, mais elle souhaitait trouver un partenaire néo-zélandais, disponible en face à face pour cet aspect crucial de leur activité. Lodg a trouvé ce partenaire avec Lumin.

De 30 minutes à 30 secondes

Les utilisateurs de Lodg — freelances, dirigeants de petites entreprises — sont très occupés. Ils n’ont pas de temps à perdre avec la paperasse. Il fallait donc que le processus de signature soit adapté.

Avec Lumin Sign, le processus est désormais totalement automatisé. Lodg génère le document, l’utilisateur reçoit un email, ouvre le lien, et signe en quelques clics. « Utiliser Lumin Sign a vraiment amélioré notre processus. Cela a considérablement réduit le temps nécessaire à un utilisateur pour signer un document via Lodg », explique Luke Kilworth, cofondateur.

Le gain de temps est spectaculaire. « Avant, il fallait environ 30 à 45 minutes à l’utilisateur pour imprimer, signer puis nous retourner un document. Aujourd’hui, cela prend entre 15 et 30 secondes », poursuit Luke.

Son cofondateur Oliver Hickman confirme : « La différence entre le processus actuel avec Lumin et ce que nous avions avant, c’est le jour et la nuit. Maintenant, c’est d’une simplicité extrême, un simple clic suffit. »

Cette rapidité est aussi un enjeu pour l’entreprise. Luke explique que Lodg perdait des clients potentiels qui abandonnaient le processus de signature simplement parce qu’il était trop long. « Le principal problème de notre ancienne méthode était le temps qu’elle prenait. Cela signifiait que nous passions à côté de nombreuses affaires, car les gens ne pouvaient pas facilement signer et nous retourner un document. »

Lumin Sign offre également à Lodg un tableau de bord unique pour suivre la signature de tous les documents, afin que l’équipe ait une visibilité d’ensemble sur leur avancement. Pouvoir co-marquer les documents avec le logo Lodg a renforcé la confiance des utilisateurs et la visibilité de la marque à un moment clé du parcours client.

Conçu pour la conformité, soutenu par le support

Lodg évolue dans le secteur fiscal, où la conformité et la sécurité ne sont pas négociables. Tout partenaire logiciel doit répondre aux mêmes exigences que celles de Lodg.

« Il existe de nombreuses procédures de conformité et de sécurité à suivre chez Lodg, et il est essentiel pour nous que nos partenaires respectent les mêmes politiques. Lumin Sign est clairement à la hauteur », indique Luke.

La fiscalité est également complexe dans la pratique. Lodg avait besoin d’un partenaire de signature capable de s’adapter à la spécificité de leur plateforme. Oliver explique que l’équipe avait une totale confiance dans la capacité de Lumin à prendre en charge cette complexité : « Nous avons ce cadre fiscal qui fonctionne en arrière-plan et il est assez complexe. Nous avions confiance en Lumin pour le gérer, et cela a été le cas. »

La mise en place a aussi été rapide. L’API Lumin Sign a été intégrée en une semaine environ, et Luke précise que le déploiement et l’accompagnement qui l’ont entouré ont rendu le processus simple.

Une équipe qui va plus loin

L’équipe Lodg s’est sentie soutenue par Lumin dès les premiers échanges. Luke explique que sa première impression a été celle d’une équipe chaleureuse et accessible, et ce sentiment est resté inchangé.

Pouvoir collaborer avec un partenaire local basé en Nouvelle-Zélande a aussi été un réel atout. Les réunions en personne, l’accès direct à l’équipe et la possibilité d’organiser rapidement des sessions en face à face ont renforcé la relation.

« Le fait qu’il y ait une équipe que l’on peut contacter à tout moment, et à chaque fois qu’on prend contact ils veulent vraiment aider. Ils vont vraiment plus loin », explique Luke.

Lorsque Lodg a exprimé le besoin de nouvelles fonctionnalités, l’équipe Lumin a toujours réagi rapidement. Pour Luke, c’est « l’une des rares entreprises qui, malgré plus de 130 millions d’utilisateurs dans le monde, conserve une mentalité de startup pour avancer vite et soutenir ses clients. »

Vincent partage ce sentiment de confiance étendue à tous les aspects : « Lumin nous fait nous sentir pleinement soutenus, avec des signatures de documents rendues très faciles et simples, non seulement pour nous, mais aussi pour nos clients. »

Lorsqu’on lui demande s’il recommanderait Lumin Sign à une autre entreprise, Luke n’hésite pas : « Je dirais sans hésiter : foncez ! C’est une plateforme incroyable portée par une équipe formidable. »

Prêt à simplifier votre processus de signature ?

Lodg avait besoin d’une solution de signature capable de répondre à la rapidité et à la simplicité attendues par ses utilisateurs. Lumin Sign a répondu à ce besoin, tout en offrant un support réactif, une mise en œuvre rapide et un véritable partenariat.

Pour Vincent, le bilan est clair : « C’est vraiment beaucoup plus rapide et plus simple pour le client, et cela nous coûte aussi nettement moins cher. »

Si votre entreprise recherche une API de signature numérique sécurisée et adaptée à vos méthodes de travail, contactez l’équipe Lumin Sign.