Automatiser les bulletins scolaires : Comment une école indépendante a réduit la saisie manuelle de données de 67 %

En tant que principale d’un lycée agréé attribuant des crédits, lors de sa deuxième année d’accréditation, Georgia Petinarelis avait besoin d’une meilleure façon de gérer la documentation administrative. Son école du samedi à temps partiel accueillant 40 élèves, elle devait répondre aux exigences strictes de conformité du ministère de l’Éducation de l’Ontario tout en coordonnant avec plusieurs établissements scolaires externes.

Le système existant n’était pas efficace. Quatre pages de bulletin par élève représentaient 160 pages de documents précisément mis en forme et conformes au ministère à chaque période de remise des bulletins. Les outils précédents rompaient la mise en page, créaient des obstacles à la collaboration à cause des domaines d’e-mail différents et rendaient difficile la gestion des versions.

« Je téléchargeais et mettais en ligne les documents ; cela devenait très confus, » explique Georgia. « Je n’étais pas sûre d’avoir signé celui-ci et téléchargé celui-là, puis je devais le re-télécharger et le partager à nouveau. »

Le résultat ? Georgia saisissait manuellement les données, élève par élève, pour les 40 inscrits, ce qui lui prenait environ 90 minutes à chaque période. Lorsqu’un nouvel enseignant avec un domaine e-mail différent avait besoin d’un accès, les restrictions liées aux domaines causaient des retards inutiles. Face aux échéances du ministère et avec une petite équipe n’opérant que le samedi, le processus devait être optimisé.

La solution

Après avoir essayé des outils bien connus comme Google Suite, qui n’arrivaient pas à préserver l’intégrité des documents, Georgia a découvert Lumin.

« Je pense fermement que si une technologie sort et qu’il faut un manuel pour s’en servir, ce n’est pas bon, » affirme-t-elle. « Avec Lumin, une petite présentation rapide a suffi ; j’ai eu exactement ce dont j’avais besoin. »

Le point clé ? Les fonctionnalités de pré-remplissage et de fusion. Plutôt que de saisir manuellement les informations des élèves sur 160 pages, Georgia pouvait définir les en-têtes et les données une seule fois, puis les fusionner sur toutes les pages. « Une fois que nous avons renseigné le premier, les autres se faisaient très rapidement. »

Les restrictions de domaine ont disparu. Les enseignants, quelle que soit leur adresse e-mail, pouvaient collaborer sans friction, et les établissements extérieurs recevaient les documents sans barrières techniques. La mise en forme des documents restait intacte et conforme aux normes du ministère.

La préparation des bulletins est passée de 90 à 30 minutes, soit une réduction de 67 % du temps administratif. Plus important encore, Georgia peut désormais consacrer ces heures gagnées à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

« Lumin m’a rendu du temps que je peux utiliser autrement, » explique-t-elle. « Pour moi, en tant qu’administratrice, cela signifie que je peux passer plus de temps à aider mon équipe à développer les commentaires et la structure, au lieu de saisir et ressaisir des données. »

Ce passage de la saisie répétitive de données à l’accompagnement pédagogique représente le véritable retour sur investissement. Georgia se concentre désormais sur l'encadrement des enseignants dans l’élaboration de retours enrichissants aux élèves, le développement du curriculum et la planification de la croissance de l’établissement.

Les enseignants en profitent également. La fonction copier-coller entre plusieurs bulletins élimine les répétitions, et la fonctionnalité « modèles » de Lumin, que Georgia a découverte elle-même, accélère encore leur travail.

L’impact a dépassé le lycée. L’école primaire, partenaire du lycée, a désormais intégré Lumin à ses systèmes existants et a adopté des processus simplifiés alignés sur Lumin, inspirés par le succès du secondaire. « Nous avons intégré Lumin à ce système existant. Nous n’avons donc pas besoin de recourir à un autre outil. »

Pourquoi Georgia recommande Lumin

« Lumin est un précieux gain de temps. On a la possibilité de créer, donc on apprend au lieu de simplement consommer. »

Pour les écoles et les associations devant gérer des exigences gouvernementales avec des ressources limitées, Georgia a trouvé une solution adaptée.

Lumin a géré les 40 élèves sans aucune limite de documents, a permis aux enseignants utilisant n’importe quel domaine d’e-mail de collaborer, et a maintenu une mise en page parfaitement conforme aux normes ministérielles. Lorsque les délais approchaient, l’assistance prioritaire était toujours là, prête à aider.

Désormais dans sa deuxième année d’accréditation, le Hellenic Academy of York est prêt à grandir, et Georgia est confiante que Lumin saura suivre le rythme.