Comment Bayleys a révolutionné la gestion immobilière avec Lumin Sign

Depuis plus de cinquante ans, Bayleys est un pilier du secteur immobilier néo-zélandais. Son offre couvre l'achat, la vente, le développement et la gestion de biens immobiliers dans les principaux secteurs du pays : résidentiel, commercial et rural.

L'immobilier est un secteur réputé traditionnel, mais Bayleys a prouvé qu'il n’est pas nécessaire d’être archaïque.

L’équipe de gestion immobilière de Bayleys s’occupe de près de 12 000 biens dans tout le pays, avec environ 140 gestionnaires immobiliers au service d’environ 7 000 clients, de Northland à Invercargill. Jusqu’à récemment, une grande partie de ce travail se faisait encore à l’aide de stylos et de papiers. Aujourd’hui, ils ont franchi le pas vers des processus numériques.

Will Alexander, directeur de la gestion immobilière chez Bayleys, est un fervent défenseur des solutions modernes et le moteur de l’adoption par l’équipe d’outils de signature numérique tels que Lumin Sign.

L’infrastructure avant tout

L’engagement de Bayleys en faveur des technologies modernes se reflète dans son infrastructure. « Bayleys repose à 100 % sur le cloud, » explique Alexander. « Tout est en ligne et sauvegardé. C’est une architecture moderne. »

Cette approche cloud-first a permis à Bayleys d’intégrer facilement de nouvelles solutions numériques pour répondre aux défis opérationnels, notamment l’intégration de nouveaux clients.

Le défi : Simplifier les contrats avec les clients

La première impression compte, surtout en gestion immobilière. Pourtant, le processus traditionnel de contractualisation était loin d’être impressionnant. « Historiquement, on envoyait le contrat par mail, on l’imprimait, on le signait, puis on le scannait ou même on le prenait en photo avec son téléphone, » explique Alexander.

« Vous essayez de donner la meilleure image possible et ce n’est tout simplement pas une bonne expérience en 2024. »

Les signatures numériques transforment l’expérience

Après avoir étudié différentes solutions, Bayleys a choisi Lumin Sign. L’impact a été immédiat et considérable. « Utiliser Lumin Sign pour intégrer les clients permet d’accomplir en une heure un travail qui pouvait prendre jusqu’à une semaine, » indique Alexander. Sur un seul mois, ils peuvent accueillir 200 nouveaux clients – rien qu’à Auckland. « Si vous multipliez cela par une semaine par client, c’est incroyablement fastidieux. »

Ce défi était particulièrement présent lors de la gestion de biens détenus par plusieurs propriétaires ou trusts, où la collecte de signatures pouvait considérablement ralentir le processus d’intégration.

Grâce à Lumin Sign, le processus est bien plus simple aujourd’hui. « Chacun signe dans l’ordre, vous êtes informé de l’avancement, et en une heure, le document peut revenir avec toutes les signatures requises. »

Alexander ne comprend pas pourquoi d’autres gestionnaires immobiliers n’utilisent pas davantage des outils comme Lumin Sign, qui accélèrent de façon exponentielle la gestion des contrats. « Je ne sais pas pourquoi on insiste encore à imprimer des documents, à les faire signer puis à recevoir ce document bancal scanné en retour. C’est tout simplement dépassé. »

« C’est une solution simple. »

Une adoption facilitée

L’un des facteurs clés du succès de la transformation numérique de Bayleys a été de choisir des outils simples d’utilisation.

« Je suis convaincu que si une technologie nécessite un manuel, ce n’est pas une bonne technologie », indique Alexander. L’époque où adopter une nouvelle technologie nécessitait un diplôme d’informatique est révolue. L’accessibilité est désormais incontournable pour tout outil numérique.

Et le personnel de Bayleys – composé de personnes âgées d’une vingtaine à une soixantaine d’années – s’est approprié Lumin Sign très rapidement. « Après avoir traité et envoyé un ou deux contrats à des clients, ils étaient à l’aise », rapporte Alexander.

Favoriser la dimension humaine

L’équipe de gestion immobilière de Bayleys n’a pas perdu de vue sa mission première. « Il ne s’agit pas uniquement d’argent, de chiffres ou de calculs, » explique Alexander. « Il s’agit aussi d’offrir un toit à une personne qui en a désespérément besoin. »

« Nous aidons les gens à atteindre leurs objectifs patrimoniaux et nous trouvons des logements pour ceux qui en cherchent. C’est probablement le plus gratifiant. »

En simplifiant des processus de signature chronophages grâce à des outils comme Lumin Sign, les gestionnaires immobiliers de Bayleys peuvent se concentrer davantage sur l’accompagnement humain – prouvant ainsi qu’une transformation numérique réussie rend le travail plus humain, et non plus froid.