Comment IC ABA économise 7 heures par semaine en rationalisant la gestion des documents cliniques

Viridiana Loera sait ce que c’est quand les outils ne fonctionnent pas. Après 12 ans en thérapie ABA dans plusieurs agences, elle a fondé IC ABA dans le Massachusetts pour créer un cabinet qui donnait enfin l’impression d’être « chez soi ».

Mais il y avait un problème : la documentation clinique.

« L’un des plus gros obstacles que je rencontrais, c’était que les assurances me fournissaient des documents à remplir, mais beaucoup étaient des fichiers PDF », explique Viridiana. « J’ai déjà utilisé Adobe, mais je n’aimais tout simplement pas leur format. »

Son processus avant Lumin ressemblait à ceci :

1. Télécharger le PDF d’assurance depuis le portail ou l’email
2. Ouvrir dans un autre système (a essayé Adobe et d’autres workflows manuels)
3. Modifier et ajouter des signatures
4. Retelecharger sur Google Drive
5. Envoyer à l’assurance ou aux patients
6. Répéter pour chaque client, chaque formulaire

« Avant, je devais télécharger le fichier PDF, utiliser un autre système puis recommencer le processus », se souvient-elle. « C’est ce que j’ai essayé de faire au début, et c’était vraiment une prise de tête. »

Avec 20 clients actifs, 50 en liste d’attente et des projets d’embauche d’analystes certifiés en comportement (BCBA) pour soutenir la croissance, Viridiana avait besoin d’une solution compatible avec ses systèmes existants.

Intégration native avec Google Drive

Viridiana a découvert Lumin en 2025, et l’intégration avec Google Workspace a tout changé.

« Lumin s’intègre avec notre système Gmail », précise-t-elle. « Je télécharge simplement nos documents sur notre drive, et nous pouvons les modifier. J’adore ça. »

Le nouveau processus est sans friction :

1. Le PDF d’assurance arrive par email ou portail
2. Téléchargement sur Google Drive pour un stockage centralisé
3. Modification et signature directement dans Lumin depuis Drive
4. Le PDF est enregistré automatiquement dans le Drive
5. Partage avec l’assurance ou les patients
6. Réutilisation des formulaires pour d’autres clients via copier/coller

« Maintenant que tout est sur Google Drive, j’ai beaucoup plus de temps pour d’autres choses. »

Aujourd’hui, Lumin gère l’ensemble du processus de documentation clinique chez IC ABA :

• Formulaires d’assurance pour l’autorisation de thérapie et la facturation
• Demandes de signature des parents pour le consentement aux traitements
• Documentation clinique centralisée dans Drive
• Modèles réutilisables pour accélérer le travail sur plusieurs clients
• Espace collaboratif prêt pour l’agrandissement de l’équipe

5 à 7 heures économisées chaque semaine

Pour une fondatrice seule qui gère à la fois les soins cliniques et l’administration du cabinet, le temps est précieux.

Temps gagné

« Lumin me fait gagner environ cinq à sept heures par semaine », estime Viridiana. « En tant que fondatrice, ce temps est précieux, car je peux désormais le consacrer à notre travail clinique et à l’aide à nos clients. »

Travail clinique simplifié

Que ce soit pour remplir les exigences des assurances ou obtenir les signatures des parents, le processus est désormais fluide et intégré. Plus besoin de jongler entre les systèmes ni de télécharger les documents en boucle.

Collaboration évolutive

À mesure qu’IC ABA passe de 20 à plus de 50 clients actifs et ajoute des BCBAs à l’équipe, Viridiana sait que Lumin saura accompagner cette croissance. Le modèle d’espace de travail permet à une licence de supporter plusieurs cliniciens collaborant sur les dossiers cliniques.

Pourquoi Viridiana recommande Lumin

Parfait pour les professionnels de santé

« Lumin facilite la complétion des formulaires d’assurance et la collecte des signatures des patients. C’est l’outil parfait pour les professionnels de santé qui veulent rester organisés sans logiciel encombrant. »

Prêt pour la croissance

Avec des projets d’ajout de BCBAs pour soutenir la liste d’attente de 50 personnes d’IC ABA, Viridiana sait que le modèle d’espace de travail de Lumin accompagnera l’équipe sans difficulté.