Astrea IT réduit la signature à quelques clics grâce à Lumin Sign et Salesforce

Lorsque toute votre entreprise fonctionne sous Salesforce, la dernière chose que vous souhaitez est un processus de signature qui existe en dehors de cette plateforme. Astrea IT le sait mieux que quiconque.

Astrea IT est un partenaire de conseil Salesforce basé en Inde, travaillant avec des clients aux États-Unis, en Australie, en Arabie Saoudite, à Singapour, au Canada et au Royaume-Uni. L'équipe possède une expertise approfondie sur les principaux clouds Salesforce (Sales, Service, Marketing, Agentforce, Data Cloud et Revenue Cloud) et a publié près de 50 applications sur AppExchange.

Astrea a d'abord adopté Lumin Sign pour sa propre signature de documents. L'équipe l'a tellement apprécié qu'elle le propose désormais à ses clients. Pour un cabinet de conseil dont la réputation repose sur la qualité des recommandations, cela n'arrive qu'avec un outil véritablement fiable et utilisé au quotidien.

Un duo gagnant : l'automatisation Salesforce alliée à la signature simplifiée de Lumin

Salesforce gère la logique métier et l’automatisation grâce aux flux. Lumin Sign s’occupe des documents, les génère à partir de modèles réutilisables et capte la signature électronique. Ensemble, ces outils éliminent la gestion manuelle des documents du processus.

« Salesforce est très performant sur l'automatisation métier, et Lumin est très efficace pour générer des documents à partir de modèles et obtenir une signature électronique », explique Naveen Gabrani, CEO d’Astrea IT. « Ensemble, c’est une combinaison gagnante. »

Un projet récent illustre bien l’efficacité de cette solution à grande échelle. Astrea IT organise un programme de formation estivale enseignant Salesforce et Agentforce à des étudiants ingénieurs, en partenariat avec neuf établissements d’enseignement supérieur dans le nord de l’Inde.

Tout, des enregistrements des cours et informations sur les étudiants jusqu’à l’avancement des travaux, est géré dans Salesforce. Les étudiants ayant validé le parcours reçoivent un certificat signé. Avec plus de 500 étudiants participants, remettre manuellement ces certificats était irréaliste. Chaque certificat est désormais généré à partir de la fiche Salesforce de l’étudiant puis envoyé automatiquement via Lumin Sign pour signature.

La même démarche a été adoptée pour toute la paperasserie quotidienne : NDA et lettres d’embauche pour les nouveaux arrivants, attestations d’expérience pour les collaborateurs sortants. Au total, Astrea IT a envoyé plus de 445 documents via Lumin Sign et Salesforce à ce jour, et ce volume continue d’augmenter à mesure que d’autres processus sont intégrés.

Une automatisation rentable à grande échelle

Puisque les documents sont générés dynamiquement à partir des données Salesforce, personne n’a à créer de fichier manuellement ni à ressaisir des informations déjà présentes dans le système. Astrea IT estime que cela permet de gagner environ 10 minutes par document. Multiplié par les plus de 445 documents déjà envoyés, cela représente des dizaines d’heures économisées, et davantage encore à chaque nouveau process automatisé.

« Quand les volumes sont importants, c’est un gain de temps énorme », souligne Naveen. « Une fois que vous montez en charge et qu’un flux demande plusieurs signatures, c’est là que l’on constate les bénéfices. »

Un autre avantage survient après la signature : chaque document finalisé est automatiquement stocké dans Salesforce, associé au bon dossier, offrant ainsi à Astrea IT une traçabilité consultable et vérifiable, sans archivage supplémentaire.

« Tout se conserve après signature dans Salesforce, donc nous avons tous les dossiers à disposition », précise Naveen. « Il est très simple de rechercher et de retrouver un document en quelques instants. Si quelqu’un en a besoin trois mois plus tard, je vais sur Salesforce, je cherche la personne et le document signé est déjà là. »

L’équipe Astrea IT.

Une alternative plus simple et économique

Astrea IT avait déjà utilisé d’autres outils de signature électronique, mais aucun ne s’intégrait aussi bien. Le choix de Lumin repose sur trois points : son intégration transparente dans Salesforce, sa facilité d’utilisation et son coût largement inférieur.

« Son intégration avec Salesforce est excellente, et il est bien plus abordable », indique Naveen. « En tant qu’entreprise offshore, nous devons contrôler les coûts. Lumin répond à nos exigences, possède toutes les fonctionnalités nécessaires, à un tarif plus compétitif. »

Pour des clients déjà abonnés à Salesforce et à une multitude d’applications, un outil de signature onéreux ne fait qu’aggraver la situation. « Lumin est nettement plus accessible que les autres produits, d’un ordre de grandeur. »

L'installation a été tout aussi simple. Après une courte formation, l’équipe met en place de nouveaux processus documentaires rapidement. « Il suffit de quelques heures pour paramétrer la plupart des process métiers dans Lumin. Désormais, créer un modèle ne prend que quelques minutes. » Côté expérience de signature, c’est aussi fluide : « L’ergonomie est parfaite. Il suffit de cliquer sur un lien, de signer, puis de valider. C’est tout. »

Une sécurité et un support à la hauteur des enjeux

Les documents générés par Astrea IT contiennent souvent des informations sensibles telles que des montants de salaire ou de contrat, la confidentialité est donc primordiale.

« Seul l’employé et la direction doivent communiquer sur les salaires, ou uniquement le service financier et le client sur les montants des contrats », explique Naveen. « La confidentialité est essentielle, et Lumin la garantit. » L’équipe a d’ailleurs vérifié que Lumin répondait à toutes ses exigences de sécurité avant lancement.

Le support a confirmé ce choix. Avec les grands éditeurs, signale Naveen, une réponse peut prendre plusieurs jours. « Avec Lumin, en quelques heures, nos questions étaient résolues. » Quand l’équipe a eu besoin d’une fonctionnalité, Lumin leur a montré comment l’utiliser ou donné une date claire de disponibilité si elle n’était pas encore déployée.

Cette réactivité explique pourquoi Astrea IT n’hésite pas à recommander Lumin Sign à ses clients. « Si on nous demande, nous recommanderions sans hésiter », affirme Naveen. « Le support est excellent, les interlocuteurs sont agréables et l’outil est facile à prendre en main. »

Assez convaincus pour le vendre, pas seulement l'utiliser

Astrea n’utilise pas seulement Lumin Sign en interne. En tant que partenaire Lumin, l’équipe le recommande également à ses clients et l’installe là où il trouve sa place, d’où l’importance de la relation de partenariat, tout autant que du produit.

Cette relation s’est révélée solide. « Notre expérience avec le Lumin Partner Program a été excellente », déclare Naveen. « Tous nos contacts ont été accessibles, compétents et réellement à l’écoute. Travailler avec l’équipe Lumin est un vrai plaisir. »

Avoir les bons outils pour le commercialiser est tout aussi essentiel. Lumin met à disposition d’Astrea IT des formations, des études de cas et d’autres ressources à présenter aux prospects. « Cela a donné à notre équipe la confiance nécessaire pour engager efficacement la discussion avec les clients », ajoute Naveen.

Pour un cabinet de conseil collaborant avec de nombreux acteurs technologiques, la façon dont Lumin s’investit en tant que partenaire fait la différence. « Lumin se démarque de manière très positive par rapport à nos autres partenaires technologiques », conclut Naveen. « L’équipe accorde beaucoup d’attention, répond vite et se rend toujours disponible. Cette accessibilité et collaboration font toute la différence. »

Découvrez ce que Lumin Sign pour Salesforce peut apporter à votre équipe

Lumin Sign a transformé la signature d’une tâche à part en une étape naturelle du flux Astrea IT : chaque document est généré à partir de Salesforce, envoyé en signature puis stocké automatiquement dans le bon dossier, quel que soit le volume.

Si votre équipe fonctionne déjà sous Salesforce, vous pouvez en faire autant.