Trong thời đại số, biểu mẫu trực tuyến tưởng chừng đơn giản lại vô tình trở thành trở ngại lớn cho quy trình làm việc hiệu quả. Cần phải điền các mục thông tin và tích vào các ô – một quá trình vừa tốn thời gian vừa gây khó chịu nếu bạn không có công cụ phù hợp. Đó là lý do Lumin ra mắt một trong những tính năng được yêu cầu nhiều nhất: PDF có thể điền!
Biểu mẫu có thể điền là gì?
Một biểu mẫu có thể điền là tài liệu chứa các trường đặc biệt có thể chỉnh sửa trực tiếp: có thể là khảo sát, danh sách kiểm tra an toàn sức khỏe hoặc mẫu khai thuế. Thay vì phải chèn ô văn bản, người dùng chỉ cần nhấp vào trường điền và nhập nội dung. Họ có thể nhập vào ô văn bản, nhấp vào ô kiểm và các nút chọn. Khi đã hoàn thành, biểu mẫu này có thể được chia sẻ trực tuyến hoặc in ra để gửi trực tiếp.
Biểu mẫu PDF có thể điền rất phù hợp cho bất kỳ tổ chức nào thường xuyên phải gửi và nhận tài liệu để điền thông tin hoặc ký. Do đó, có vô số cách để sử dụng biểu mẫu có thể điền, như:
- Hợp đồng lao động
- Bảng câu hỏi
- Khảo sát
- Tài liệu thuế
- Bảng yêu cầu khách hàng
- Phiếu đăng ký
Tuy nhiên, để tạo ra một biểu mẫu điền điện tử, bạn cần phần mềm thích hợp.
Công cụ PDF có thể điền của Lumin không chỉ giúp bạn dễ dàng xây dựng biểu mẫu điền từ đầu mà còn có thể xuất bản biểu mẫu thành mẫu chung cho toàn tổ chức qua công cụ Workspaces.
Lợi ích khi sử dụng biểu mẫu có thể điền?
Giúp ai cũng có thể chỉnh sửa, điền biểu mẫu trực tuyến
Hãy nhớ: đa phần khách hàng thích làm việc với doanh nghiệp giúp họ tiết kiệm thời gian. Nếu bắt khách nhập liệu vào những biểu mẫu không thể điền, bạn sẽ chẳng ghi điểm trong mắt họ.
Bạn có thể là quản lý phòng khám y tế với mẫu giấy đăng ký bệnh nhân mới. Hãy quét mẫu đơn, tải lên Lumin, thêm các trường điền rồi đăng tải lên website. Bệnh nhân mới chỉ cần điền và gửi mà không phải đến tận nơi.
Hoặc bạn là trợ lý pháp lý cần ký và điền hợp đồng, thỏa thuận khi di chuyển, đồng thời phải quản lý chúng ngăn nắp. Kết hợp công cụ điền biểu mẫu của Lumin với ứng dụng Lumin Sign giúp bạn quản lý tài liệu điện tử - từ định dạng đến ký duyệt – đặc biệt nhờ đồng bộ tự động với Google Drive và Dropbox.
Với công cụ PDF có thể điền, khách hàng của bạn không còn phải vất vả căn chỉnh các ô văn bản nữa (ai cũng từng gặp tình cảnh này!). Chỉ cần mở biểu mẫu, nhấp vào trường cần điền và nhập thông tin!
Biến tài liệu nội bộ thành biểu mẫu dễ điền, dễ chia sẻ
Từ đề bài, yêu cầu nghỉ phép, đến tiến độ dự án – mẫu tài liệu là xương sống của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên quy trình lại thường rất lạc hậu: phải in ra điền hoặc chật vật với các ô văn bản.
Với Lumin, bạn có giải pháp hai trong một: vừa tạo được biểu mẫu có thể điền, vừa lưu trữ mẫu tài liệu để nhóm dễ truy cập.
Tiết kiệm chi phí, dễ dùng hơn các phần mềm khác
Một thách thức lớn là nhiều phần mềm PDF miễn phí không hỗ trợ tạo biểu mẫu điền. Các giải pháp nổi tiếng như Adobe Acrobat lại khá đắt đỏ, khiến các nhóm nhỏ khó tiếp cận biểu mẫu có thể điền.
Công cụ tạo biểu mẫu của Lumin nằm trong gói Business tiết kiệm mà lại có thêm nhiều tính năng như ký điện tử, làm mờ thông tin, chỉnh sửa PDF, v.v.
Không cần mất công hoặc tốn tiền thuê ngoài thiết kế biểu mẫu – hệ thống của chúng tôi trực quan đến mức bạn có thể tạo mẫu chỉ trong vài phút.
Cho cả nhóm hoặc công ty truy cập biểu mẫu có thể điền
Việc bạn biết tạo PDF có thể điền sẽ không giúp ích gì nếu các thành viên khác không thể sử dụng. Nhờ gói Business và Enterprise của Lumin, bạn dễ dàng triển khai bộ công cụ chỉnh sửa PDF đầy đủ cho toàn tổ chức để quy trình điền biểu mẫu thuận lợi nhất.
Làm sao tạo PDF có thể điền với Lumin?
- Tải lên bất kỳ biểu mẫu nào bạn muốn điền.
- Mở tài liệu bằng trình chỉnh sửa Lumin và chọn công cụ ‘form builder’ trên thanh công cụ phía trên.
- Kéo-thả các trường điền (như văn bản, checkbox, radio button...) vào tài liệu, căn chỉnh vị trí theo ý muốn.
- Xuất bản biểu mẫu thành mẫu dùng chung cho Workspace.
- Nếu muốn chỉnh sửa, chỉ cần chọn ‘chỉnh sửa mẫu’ rồi đồng bộ thay đổi cho tất cả mọi người.
Cách tạo biểu mẫu điền được trong Google Docs
Bạn biết không, Lumin tích hợp mượt mà với Google Drive? Bất kỳ tài liệu Google nào bạn mở và chuyển thành biểu mẫu điền trên Lumin sẽ được đồng bộ tự động đến bản gốc trên Google Drive khi bật auto-sync. Trung tâm Trợ giúp của chúng tôi có hướng dẫn chi tiết về quy trình này.
Thêm tính năng trường điền, Lumin cung cấp giải pháp quản lý PDF hiệu quả – phù hợp cho cả tổ chức lớn lẫn nhỏ. Từ thêm ghi chú, ký tài liệu cho đến kiểm tra mọi trường (thật sự là mọi trường!), Lumin chính là mảnh ghép hoàn hảo dành cho nơi làm việc của bạn.
Không có thời gian? Tìm biểu mẫu có sẵn
Template Discovery của Lumin là thư viện chứa các biểu mẫu điền sẵn, thông dụng – phân loại theo ngành và tác vụ – giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Khám phá các mẫu phổ biến dưới đây.
