Việc tìm kiếm thông tin cụ thể trong một file PDF dài có thể giống như mò kim đáy bể. Bạn có một hợp đồng dài 150 trang và cần tìm một điều khoản về điều kiện thanh toán. Hoặc bạn đang xem xét một bài nghiên cứu và muốn chuyển thẳng đến phần phương pháp. Nếu không có cách tiếp cận hợp lý, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để cuộn qua từng trang.
Tin vui là việc tìm kiếm trong PDF không hề phức tạp. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn những cách nhanh nhất để tìm chính xác thông tin bạn cần trong bất kỳ tài liệu PDF nào, bắt đầu từ những phương pháp đơn giản nhất.
Tìm kiếm PDF tức thì với Lumin
Cách nhanh nhất để tìm kiếm trong PDF là sử dụng công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí của Lumin. Nó hoạt động trực tiếp trên trình duyệt, không cần tải về, rất lý tưởng khi bạn cần tra cứu thông tin ngay lập tức.
Cách tìm kiếm trong PDF với Lumin:
- Mở trình chỉnh sửa PDF miễn phí của Lumin và tải lên tài liệu của bạn từ thiết bị, Google Drive hoặc Dropbox.
- Nhấn “Ctrl+F (Windows)” hoặc “Cmd+F (Mac)” để mở thanh tìm kiếm.
- Nhập cụm từ bạn muốn tìm và nhấn “Enter”.
- Sử dụng các nút mũi tên để di chuyển qua từng kết quả tìm kiếm.
Lumin sẽ làm nổi bật tất cả các kết quả trùng khớp trong tài liệu của bạn và hiển thị số lần xuất hiện của từ khóa. Bạn có thể tìm kiếm từ đơn, cụm từ, số hoặc kể cả ký tự đặc biệt. Công cụ tìm kiếm này hoạt động với mọi loại PDF, dù chỉ là văn bản đơn giản hay tài liệu phức tạp với hình ảnh và bảng biểu.
Các phương pháp thay thế để tìm kiếm trong PDF
Dù Lumin mang lại cách tiếp cận đơn giản nhất, đôi khi bạn có thể cần dùng những công cụ khác tùy vào tình huống. Dưới đây là một số lựa chọn phổ biến và khi nào nên dùng chúng.
Sử dụng trình xem PDF tích hợp của trình duyệt
Hầu hết các trình duyệt hiện đại đều có thể mở và tìm kiếm trong PDF mà không cần phần mềm bổ sung. Cách này rất tiện cho những lần tìm kiếm nhanh khi bạn đang duyệt web.
Chỉ cần kéo PDF vào cửa sổ trình duyệt hoặc nhấp vào liên kết file PDF. Khi tài liệu đã mở, nhấn Ctrl+F hoặc Cmd+F để bật chức năng tìm kiếm của trình duyệt. Nhập từ khóa, trình duyệt sẽ làm nổi bật các kết quả giống như trên trang web thông thường.
Lưu ý: trình xem PDF của trình duyệt có thể bị hạn chế, gặp khó khăn với định dạng phức tạp và bạn sẽ không thể chỉnh sửa hay chú thích tài liệu khi đang tìm kiếm.
Tại sao một số PDF không thể tìm kiếm
Đôi khi bạn mở một file PDF và thấy rằng chức năng tìm kiếm hoàn toàn không hoạt động. Điều này thường xảy ra với các tài liệu được scan hoặc các PDF dưới dạng hình ảnh. Khi quét tài liệu giấy, file PDF thu được chỉ chứa hình ảnh chữ thay vì dữ liệu văn bản thực sự.
Hãy hình dung bạn đang cố tìm từ trong một tấm ảnh. Máy tính chỉ nhận diện điểm ảnh và màu sắc, không nhận diện chữ cái hay từ. Điều này rất phổ biến với tài liệu cũ, hợp đồng scan, biên lai hoặc bất kỳ file PDF nào tạo ra từ máy quét hoặc camera.
Giải pháp là sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). OCR sẽ phân tích hình ảnh trong PDF và chuyển chúng thành văn bản có thể tìm kiếm. Lumin có sẵn công cụ OCR miễn phí giúp biến mọi PDF scan thành văn bản tra cứu sau vài giây.
Kỹ thuật tìm kiếm nâng cao để có kết quả tốt hơn
Việc tìm thông tin nhanh thường phụ thuộc vào cách bạn tìm kiếm. Những mẹo sau áp dụng với hầu hết các công cụ tìm kiếm PDF và sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Sử dụng cụm từ chính xác để tăng độ chính xác. Khi bạn muốn tìm một cụm từ nhất định, hãy đặt nó trong dấu ngoặc kép. Tìm kiếm "điều kiện thanh toán" chỉ trả về cụm từ chính xác, không trả về tất cả từ "điều kiện" và "thanh toán" riêng lẻ trong tài liệu.
Hãy thử các biến thể của từ khóa. Nếu tìm kiếm đầu tiên không có kết quả, hãy thử dùng từ đồng nghĩa hoặc các thuật ngữ liên quan. Ví dụ, tìm "hóa đơn" không ra, thử các từ "phiếu thu", "bảng kê" hoặc các thuật ngữ tương tự.
Tìm một phần của từ khi không chắc cách viết. Hầu hết công cụ tìm kiếm PDF đều hỗ trợ tìm kiếm một phần từ. Ví dụ, gõ "kỹ" sẽ ra kết quả cho "kỹ thuật", "kỹ năng", "kỹ sư" v.v.
Tìm kiếm và chỉnh sửa: Hơn cả việc tra cứu
Việc tìm kiếm giúp bạn xác định thông tin, nhưng đôi khi bạn cần làm nhiều hơn thế. Có thể bạn muốn đánh dấu các phần quan trọng cho đồng nghiệp hoặc thêm chú thích vào những phát hiện nhất định. Đây là lúc các công cụ PDF như Lumin thực sự tỏa sáng.
Với Lumin, bạn có thể tra cứu từ khóa rồi ngay lập tức đánh dấu tất cả các kết quả, thêm ghi chú để giải thích, thậm chí làm mờ thông tin nhạy cảm trước khi chia sẻ. Những tính năng này biến việc tra cứu đơn thuần thành xử lý tài liệu hiệu quả.
Khai thác tối đa các tiện ích PDF
Tìm kiếm chỉ là khởi đầu cho những gì bạn có thể làm với PDF. Khi cần nhiều hơn các thao tác cơ bản, Lumin mang đến bộ công cụ đầy đủ cho công việc trên PDF: chỉnh sửa nội dung, gộp nhiều file lại, chuyển đổi định dạng, cộng tác theo thời gian thực với người khác.
Sẵn sàng tìm kiếm và chỉnh sửa PDF hiệu quả hơn? Hãy thử trình chỉnh sửa PDF miễn phí của Lumin ngay hôm nay. Không cần tải về, không phức tạp. Chỉ cần tải lên PDF và bắt đầu làm việc tức thì.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể tra cứu số và ký tự đặc biệt trong PDF không?
Có, bạn có thể tìm kiếm bất kỳ nội dung văn bản nào trong PDF, bao gồm số, ngày tháng và các ký tự đặc biệt như @ hoặc #. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định địa chỉ email, số tham chiếu hoặc các định dạng đặc biệt trong tài liệu của mình.
Làm sao để tìm kiếm trên nhiều file PDF cùng lúc?
Dù Lumin tập trung vào việc tìm kiếm trong từng tài liệu một để đảm bảo hiệu suất tối ưu, một số ứng dụng máy tính có chức năng tìm kiếm hàng loạt trên nhiều file. Đối với hầu hết người dùng, mở từng tài liệu trên các tab trình duyệt sẽ đảm bảo đủ chức năng lẫn sự đơn giản.
Tại sao tôi biết chắc văn bản có trong PDF nhưng tìm kiếm lại không thấy?
Điều này thường xảy ra với PDF scan hoặc dạng hình ảnh. Trông có vẻ chứa chữ, nhưng thực ra nội dung chỉ là hình ảnh. Hãy dùng công cụ OCR của Lumin để chuyển hình ảnh thành văn bản tìm kiếm được, sau đó thử tìm kiếm lại.
