Tạo tài liệu trên HubSpot: Từ bản ghi đến hợp đồng ký kết

Thông tin bạn cần để tạo báo giá, hợp đồng hoặc gia hạn có thể đã sẵn ở HubSpot. Nhưng nhiều nhóm vẫn còn sao chép thủ công dữ liệu từ CRM để soạn tài liệu.

Một ai đó sẽ dán thông tin khách hàng vào mẫu, kiểm tra giá so với deal, cập nhật điều khoản và gửi đi để ký. Sau khi ký xong, tài liệu thường được đính kèm lại vào bản ghi, nhưng HubSpot không thể đọc hay cập nhật dữ liệu bên trong. Nếu giá hoặc ngày tháng trên deal bị thay đổi sau đó, dữ liệu trên tài liệu và bản ghi sẽ không còn khớp nhau nữa.

HubSpot có thể xử lý một số quy trình tài liệu nội bộ, đặc biệt là báo giá. Nhưng muốn tự động điền dữ liệu CRM vào mẫu hợp đồng riêng thì cần cách tiếp cận khác. Sau đây là phạm vi các tính năng HubSpot tự làm được và vai trò của công cụ tạo tài liệu như Lumin.

HubSpot có tự tạo tài liệu được không?

Có, nhưng chỉ áp dụng với một số loại tài liệu nhất định.

Các công cụ báo giá nội bộ của HubSpot có thể tạo báo giá có thương hiệu dựa trên thông tin deal và các dòng sản phẩm. Để bổ sung điều khoản, thu thập ký điện tử, phê duyệt bằng click hoặc xử lý thanh toán trong quy trình báo giá, bạn sẽ cần nâng cấp lên Revenue Hub Professional hoặc Enterprise và có chỗ ngồi phù hợp trong Revenue Hub.

HubSpot cũng có công cụ Documents nhưng mục đích khác nhau. Bạn có thể sử dụng để tải lên, sắp xếp, chia sẻ và theo dõi các tài liệu bán hàng như file PDF và các loại file khác. Nó không tự động tạo tài liệu hay hợp nhất dữ liệu CRM vào các mẫu hợp đồng/hợp đồng của bạn.

HubSpot có thể tự động tạo tài liệu những gì?

Với hợp đồng, hợp đồng gia hạn và các tài liệu dùng mẫu riêng, tính năng tạo tài liệu cho phép lấy dữ liệu từ CRM chèn vào, thay vì phải nhập lại.

Những bản ghi nào của HubSpot cung cấp dữ liệu cho hợp đồng?

Một hợp đồng có thể lấy thông tin từ nhiều bản ghi khác nhau trong HubSpot. Ví dụ:

• Thuộc tính của Contact cung cấp thông tin về người nhận hoặc ký hợp đồng, như tên, chức vụ, email hoặc số điện thoại.
• Thuộc tính của Company cung cấp thông tin về doanh nghiệp, ví dụ tên và địa chỉ công ty.
• Thuộc tính của Deal cung cấp thông tin liên quan giao dịch, như số tiền deal, ngày kết thúc và các thông tin thương mại khác lưu trữ ở các thuộc tính mặc định hoặc tùy chỉnh.

HubSpot có các thuộc tính mặc định cho Contact, Company và Deal, đồng thời cho phép tạo thuộc tính tùy chỉnh lưu trữ thông tin riêng cho từng doanh nghiệp. Hợp đồng nhờ vậy có thể gộp được dữ liệu người ký, thông tin doanh nghiệp và các điều khoản deal mà không cần lưu hết thông tin đó vào một bản ghi duy nhất.

Còn mục Line item thì sao?

Line item hữu ích nếu tài liệu của bạn cần liệt kê sản phẩm hoặc dịch vụ trong một deal. Trên HubSpot, line item gồm các chi tiết như giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán... Chúng liên kết với deal và dùng cho việc tạo báo giá.

Nếu hợp đồng của bạn cần liệt kê sản phẩm/dịch vụ, hãy kiểm tra cách công cụ tạo tài liệu của bạn xử lý các line item trước khi xây dựng mẫu cho chúng. Tốt nhất, một mẫu nên dùng được cho nhiều sản phẩm mà không cần tạo lại mẫu cho từng deal mới.

Cách tạo tài liệu từ bản ghi HubSpot với Lumin

Sau khi tích hợp HubSpot, Lumin có thể dùng các thuộc tính Contact, Company và Deal để điền dữ liệu vào mẫu AgreementGen. Bạn có thể tạo, kiểm tra và gửi hợp đồng để ký trực tiếp từ hồ sơ trên HubSpot.

1. Kết nối Lumin với HubSpot

Cài app Lumin từ marketplace của HubSpot, cấp quyền cần thiết và kết nối workspace phù hợp của Lumin.

Bạn có thể thêm thẻ ứng dụng Lumin vào các bản ghi Contact, Company hoặc Deal, tùy theo nơi nhóm bạn thường bắt đầu quy trình hợp đồng.

Tìm hiểu thêm: Tích hợp Lumin với HubSpot

2. Chuẩn bị và liên kết mẫu hợp đồng

Ở Lumin AgreementGen, tải lên mẫu hợp đồng bạn muốn sử dụng và thêm vai trò cho người sẽ điền hoặc ký vào các trường.

Sau đó, mở thẻ ứng dụng Lumin trên HubSpot và chọn Xem biến. Lumin sẽ tự động tạo biến tương ứng cho từng thuộc tính Contact, Company và Deal trong HubSpot, bao gồm các thuộc tính tùy chỉnh bạn thêm vào sau này.

Sao chép các biến cần thiết vào vị trí phù hợp trong mẫu hợp đồng để dữ liệu HubSpot được tự động điền khi tạo tài liệu.

Trước khi tiếp tục, hãy gán các trường ký hoặc trường điền thông tin cho đúng vai trò.

Tìm hiểu thêm: Cách liên kết biến mẫu Lumin trên HubSpot

3. Tạo và duyệt hợp đồng

Từ bản ghi HubSpot, chọn Tạo & Sinh hợp đồng, chọn mẫu đã liên kết và xem trước tài liệu.

Kiểm tra các trường cần thiết đã điền đầy đủ, giá, ngày tháng và thông tin người ký có khớp với bản ghi HubSpot hiện tại trước khi gửi đi.

Bước duyệt tài liệu quan trọng khi mới dùng mẫu lần đầu, hoặc sau khi có người thay đổi thuộc tính trên HubSpot liên quan đến mẫu.

Tìm hiểu thêm: Cách gửi và quản lý hợp đồng ký điện tử trên HubSpot

4. Gửi hợp đồng để ký

Khi hợp đồng đã sẵn sàng, tạo yêu cầu ký điện tử ngay trên thẻ ứng dụng Lumin. Chọn mẫu đã liên kết, thêm người nhận và cài ngày hết hạn nếu cần.

Số vai trò người ký có trong HubSpot sẽ giống với số vai trò đã cấu hình trên mẫu. Bạn cũng có thể thêm người xem nếu muốn họ chỉ xem mà không cần ký hợp đồng.

5. Theo dõi hợp đồng trên HubSpot

Sau khi gửi hợp đồng, bạn có thể kiểm tra trạng thái hợp đồng và hoạt động của người nhận ngay trên bản ghi HubSpot. Khi đã thu thập đủ chữ ký cuối cùng, Lumin sẽ đánh dấu hợp đồng thành công nhận và tự động đính kèm bản hợp đồng đã ký vào hồ sơ tương ứng.

Lợi ích của việc tạo tài liệu trên HubSpot

Tính năng tạo tài liệu giúp hợp đồng luôn gắn liền với dữ liệu và quy trình sẵn có trên HubSpot. Hồ sơ trên HubSpot luôn là nguồn dữ liệu chuẩn xác cho thông tin khách hàng và hợp đồng.

• Giảm nhập liệu thủ công: Thông tin khách hàng, công ty và deal được tự động điền vào hợp đồng từ các thuộc tính đã liên kết trên HubSpot.
• Giữ mẫu luôn nhất quán: Nhóm có thể dùng chung một mẫu đã được duyệt cho mọi hợp đồng, trong khi dữ liệu tùy từng deal sẽ thay đổi linh hoạt.
• Giảm chuyển giao qua lại: Khi mẫu đã cấu hình xong, người dùng HubSpot có thể tạo, duyệt, gửi hợp đồng ngay từ bản ghi thay vì chuyển giao cho bên thứ ba.
• Bản hợp đồng ký luôn lưu kèm bản ghi: Sau khi ký xong, Lumin gắn hợp đồng đã hoàn tất vào hồ sơ HubSpot để mọi thông tin luôn đồng bộ với dữ liệu khách hàng hoặc deal.

Nhờ Lumin, các nhóm có thể tận dụng dữ liệu HubSpot để tự động điền mẫu hợp đồng dùng lại và quản lý quy trình ký mà không cần thủ công xây dựng lại mỗi lần.

Khám phá thêm về tích hợp Lumin với HubSpot.