Tạo tài liệu: Định nghĩa và cách vận hành

Việc tạo một đề xuất, hợp đồng hoặc báo giá mới thường bắt đầu từ một phiên bản cũ. Bạn tạo bản sao, thay tên khách hàng, cập nhật ngày tháng và giá, chỉnh một vài điều khoản, rồi gửi đi.

Cách làm này quen thuộc nhưng rất dễ bỏ sót chi tiết: có thể đâu đó vẫn còn tên khách hàng cũ, giá chưa cập nhật, hoặc một điều khoản hợp đồng cũ vẫn còn được giữ lại dù không phù hợp. Ngay cả khi mọi thứ đã chính xác, ai đó vẫn phải mất thời gian dò tìm và thay thế những thông tin lẽ ra đã tồn tại sẵn ở nơi khác.

Đó chính là công việc mà phần mềm tạo tài liệu được thiết kế để xử lý. Thay vì thủ công xây dựng lại các loại văn bản giống nhau, các nhóm có thể dùng dữ liệu sẵn có để tạo ra phiên bản mới từ một mẫu tái sử dụng.

Tạo tài liệu là gì?

Tạo tài liệu là quá trình tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh bằng cách kết hợp mẫu có sẵn với dữ liệu được lấy tự động từ hệ thống lưu trữ.

Ví dụ, một nhóm bán hàng cần chuẩn bị hợp đồng dịch vụ. Bố cục và ngôn ngữ cơ bản sẽ giống nhau cho mọi khách hàng, còn tên công ty, giá trị hợp đồng, dịch vụ và ngày bắt đầu sẽ thay đổi. Với tạo tài liệu, những thông tin này sẽ được lấy trực tiếp từ hệ thống nghiệp vụ thay vì phải copy thủ công vào hợp đồng.

Tạo tài liệu dựa trên ba yếu tố cơ bản:

• Nguồn dữ liệu: Nơi cung cấp các thông tin thay đổi, như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cơ sở dữ liệu hoặc biểu mẫu.
• Mẫu tài liệu: Mẫu này chứa cấu trúc, định dạng, nội dung cố định và các trường chờ cho thông tin thay đổi.
• Bộ máy tạo tài liệu: Phần mềm kết nối dữ liệu với mẫu để tạo ra tài liệu hoàn chỉnh.

Bạn cũng sẽ thấy tạo tài liệu được nhắc đến cùng với tự động hóa tài liệu. Hai khái niệm này có phần chồng lấn, nhưng tạo tài liệu chủ yếu nói tới việc tạo ra tài liệu, còn tự động hóa tài liệu mở rộng thêm các khâu như phê duyệt, ký điện tử, chuyển giao hoặc lưu trữ.

Tạo tài liệu hoạt động như thế nào?

Chi tiết cụ thể tùy phần mềm, nhưng quy trình thường bắt đầu bằng mẫu tái sử dụng và bộ dữ liệu đầu vào.

1. Tạo mẫu tài liệu

Bắt đầu với một tài liệu mà nhóm của bạn đã dùng, như báo giá, thư mời nhận việc hoặc hợp đồng. Xác định phần nào là cố định, phần nào cần thay đổi theo từng bản.

Nơi nào có thông tin thay đổi, bạn chèn trường dữ liệu lên mẫu. Chẳng hạn trong hợp đồng dịch vụ sẽ có trường chờ cho tên khách hàng, gói dịch vụ, giá và ngày hợp đồng.

2. Kết nối mẫu với dữ liệu nghiệp vụ

Bây giờ phần mềm cần biết lấy từng thông tin ở đâu.

Nếu mẫu yêu cầu tên khách hàng, phần mềm có thể tự động lấy từ bản ghi tài khoản trong CRM. Giá trị hợp đồng có thể lấy từ giao dịch liên quan. Khi khai báo trường này một lần, mẫu của bạn sẽ biết cách lấy dữ liệu cho những lần tiếp theo.

Cách thiết lập này thường chỉ làm một lần cho mỗi mẫu tái sử dụng và nhiều công cụ tạo tài liệu hiện đại cho phép người dùng nghiệp vụ tự cấu hình mà không cần lập trình.

3. Tạo tài liệu

Khi cần một tài liệu mới, bộ máy tạo tài liệu sẽ lấy đúng dữ liệu và kết hợp với mẫu có sẵn.

Tùy phần mềm, bạn có thể nhấn một nút để tạo, hoặc toàn bộ quá trình diễn ra tự động sau một thao tác khác. Bản cuối cùng sẽ chứa thông tin cho khách hàng, nhân viên, giao dịch hoặc bản ghi cụ thể đó.

4. Gửi, ký hoặc lưu trữ tài liệu đã hoàn chỉnh

Khi đã có tài liệu, thông thường bạn cần chuyển tới đâu đó. Ví dụ, đề xuất sẽ gửi cho khách hàng hoặc hợp đồng sau khi hoàn tất sẽ lưu lại hồ sơ khách hàng.

Những bước này thường không cần quy trình riêng biệt. Với Lumin chẳng hạn, tài liệu sau khi tạo có thể chuyển thẳng vào quy trình ký điện tử thay vì phải tải về và thao tác thủ công.

Tạo tài liệu dùng cho trường hợp nào?

Tạo tài liệu đặc biệt hiệu quả khi mẫu cơ bản giữ nguyên, chỉ có chi tiết thay đổi ở mỗi lần tạo mới.

Các trường hợp sử dụng phổ biến gồm:

• Đề xuất và báo giá
• Biểu mẫu đặt hàng
• Hợp đồng dịch vụ và thỏa thuận bảo mật (NDA)
• Thư mời nhận việc và tài liệu onboarding
• Hóa đơn
• Chứng nhận

Ở mỗi loại, phần lớn nội dung sẽ giữ nguyên trong khi chi tiết sẽ thay đổi theo từng giao dịch hoặc đối tượng.

Hãy xem cách nhóm của bạn đang tạo tài liệu ngày nay. Nếu mỗi lần làm mới lại bắt đầu bằng "nhân bản cái trước," rất có thể bạn nên cân nhắc chuyển sang tạo tài liệu tự động. Mục tiêu là không nhập lại dữ liệu đã có sẵn, đồng thời đảm bảo những phần không thay đổi được giữ nguyên.

Tạo tài liệu từ dữ liệu bạn đã có

Tạo tài liệu không làm thay đổi loại tài liệu nhóm bạn cần mà thay đổi lượng công việc thủ công ở mỗi lần tạo mới. Một khi đã thiết lập mẫu và kết nối dữ liệu, bạn có thể tái sử dụng mọi lúc cần phiên bản mới.

Tìm hiểu cách Lumin document generation giúp biến dữ liệu doanh nghiệp thành tài liệu sẵn sàng sử dụng.