Génération de documents HubSpot : comment passer d'un enregistrement à un accord signé

Les informations nécessaires pour créer une offre, un contrat ou un accord de renouvellement sont peut-être déjà présentes dans HubSpot. Beaucoup d'équipes continuent pourtant de copier ces données à partir du CRM pour construire le document.

Quelqu'un colle les informations client dans un modèle, vérifie les prix avec la transaction, met à jour les conditions et l'envoie pour signature. Le document signé peut être rattaché à l'enregistrement, mais HubSpot ne peut ni lire ni mettre à jour les données qui s'y trouvent. Si un prix ou une date change ultérieurement dans la transaction, le document et l'enregistrement ne correspondent plus.

HubSpot gère certains flux de documents en natif, notamment pour les offres. Mais pour préremplir vos propres modèles d'accord avec les données du CRM, une autre approche est nécessaire. Voici ce que HubSpot sait faire nativement, et comment un outil de génération de documents comme Lumin s'intègre au processus.

Peut-on générer des documents dans HubSpot ?

Oui, mais seulement pour certains types de documents.

Les outils de devis natifs de HubSpot permettent de générer des devis personnalisés avec les informations de la transaction et les éléments associés. Pour ajouter des conditions, collecter des signatures électroniques ou demandes d'approbation par clic, et gérer la facturation et les paiements via le flux d'offre, il vous faudra Revenue Hub Professional ou Enterprise, ainsi qu'un accès attribué à Revenue Hub adapté.

HubSpot dispose également d'un outil Documents, mais il a une tout autre fonction. Il sert à téléverser, organiser, partager et suivre les contenus commerciaux, tels que des PDF ou autres fichiers. Il ne génère pas de documents ni n'insère les données du CRM dans vos contrats et modèles d'accord existants.

Que permet la génération de documents HubSpot en natif ?

Pour les contrats, accords de renouvellement et autres documents utilisant des modèles personnalisés, la génération de documents permet d'importer les données du CRM au lieu de les ressaisir manuellement.

Quels enregistrements HubSpot fournissent les données pour un accord ?

Un seul accord peut regrouper des informations issues de plusieurs enregistrements HubSpot. Par exemple :

• Les propriétés de Contact peuvent fournir les informations sur la personne qui reçoit ou signe l'accord, comme le nom, le poste, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone.
• Les propriétés de Société peuvent fournir des informations au niveau de l'entreprise, telles que le nom de la société ou son adresse.
• Les propriétés de Transaction peuvent renseigner les éléments liés à la transaction, comme le montant, la date de clôture ou d'autres informations commerciales stockées dans des propriétés standards ou personnalisées.

HubSpot propose des propriétés par défaut pour les Contacts, Sociétés et Transactions, et les utilisateurs peuvent aussi créer des propriétés personnalisées adaptées à leur activité. Cela permet à un accord de rassembler à la fois les informations du signataire, les détails de la société et les conditions propres à chaque transaction sans tout regrouper sur une seule fiche.

Et les éléments associés (line items) ?

Les éléments associés servent à lister les produits ou services d'une transaction. Dans HubSpot, ces éléments incluent des détails comme le prix, les remises ou les modalités de facturation. Ils sont associés aux transactions et servent à générer les offres.

Si vos accords listent des produits ou services, vérifiez comment votre outil de génération de documents gère les éléments associés avant de construire votre modèle. Idéalement, un seul modèle doit pouvoir gérer n'importe quel nombre de produits, sans devoir être refait d'une transaction à l'autre.

Comment générer des documents à partir d'enregistrements HubSpot avec Lumin

Une fois l'intégration HubSpot connectée, Lumin peut utiliser les propriétés de Contact, Société et Transaction pour alimenter un modèle AgreementGen. Vous pouvez ensuite générer, relire et envoyer l'accord à la signature depuis la fiche HubSpot.

1. Connectez Lumin à HubSpot

Installez l'application Lumin depuis la marketplace HubSpot, accordez les autorisations nécessaires et connectez l'espace de travail Lumin voulu.

Vous pouvez placer la carte application Lumin sur les fiches Contact, Société ou Transaction, selon où votre équipe lance habituellement les accords.

En savoir plus : Intégrer Lumin à HubSpot

2. Préparez et mappez votre modèle d'accord

Dans Lumin AgreementGen, importez le modèle souhaité et ajoutez des rôles pour les personnes qui compléteront ou signeront certains champs.

Puis, ouvrez la carte application Lumin dans HubSpot et sélectionnez Afficher les variables. Lumin crée automatiquement une variable pour chaque propriété de Contact, Société et Transaction de votre compte HubSpot, y compris les nouvelles propriétés personnalisées ajoutées par la suite.

Copiez les variables nécessaires aux bons endroits de votre modèle d'accord, afin que les données HubSpot s'intègrent au document lors de la génération.

Avant de continuer, affectez tout champ de signature ou zone à remplir aux bons rôles.

En savoir plus : Comment mapper des modèles Lumin dans HubSpot ?

3. Générez et vérifiez l'accord

Depuis l'enregistrement HubSpot, sélectionnez Créer et Générer l'accord, choisissez le modèle mappé et prévisualisez le document.

Vérifiez que les champs obligatoires sont bien remplis, et que les tarifs, dates et informations du signataire correspondent à la fiche HubSpot actuelle avant l'envoi.

La vérification est cruciale lors de la toute première utilisation d'un modèle, ou après toute modification des propriétés HubSpot qui l'alimentent.

En savoir plus : Comment envoyer et gérer des accords pour signature dans HubSpot ?

4. Envoyez l'accord à la signature

Lorsque l'accord est prêt, créez une demande de signature depuis la carte Lumin. Sélectionnez le modèle mappé, ajoutez les destinataires et fixez une date limite si besoin.

Le nombre de rôles de signataires disponibles dans HubSpot correspond aux rôles définis dans le modèle. Vous pouvez aussi ajouter une personne en simple consultation si elle doit accéder à l'accord sans le signer.

5. Suivez l'accord dans HubSpot

Après l'envoi, vous pouvez suivre le statut de l'accord et l'activité des signataires depuis la fiche HubSpot. Une fois la dernière signature recueillie, Lumin marque l'accord comme approuvé et rattache la version signée à l'enregistrement.

Les avantages de la génération de documents HubSpot

La génération de documents maintient l'accord au plus près des données et du flux de travail déjà présents dans HubSpot. L'enregistrement HubSpot reste la source de référence pour les informations client et transaction utilisées pour générer l'accord.

• Moins de ressaisies : les informations client, société et transaction peuvent alimenter l'accord à partir des propriétés HubSpot associées.
• Cohérence des modèles : les équipes réutilisent le même modèle approuvé, même si les informations différencient chaque accord.
• Moins de transferts : une fois configuré, les utilisateurs HubSpot peuvent générer, vérifier et envoyer les accords directement depuis la fiche, sans les faire circuler pour préparation ailleurs.
• Le document signé reste lié à l'enregistrement : après la signature finale, Lumin rattache l'accord signé directement à la fiche HubSpot, gardant le document validé avec les informations pertinentes.

Avec Lumin, les équipes peuvent exploiter les données HubSpot pour remplir des modèles d'accord réutilisables et gérer tout le processus jusqu'à la signature, sans avoir à tout reconstruire manuellement.

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