Docusign có thể là người dẫn đầu thị trường, nhưng không phải đội nhóm nào cũng làm việc giống nhau. Khám phá những lựa chọn thay thế hàng đầu để xem nền tảng eSignature nào phù hợp với nhu cầu (và ngân sách) của bạn nhất.
Docusign là một trong những cái tên lớn nhất khi nói về tự động hóa quy trình làm việc eSignature. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa đây là lựa chọn hoàn hảo cho mọi nhóm. Có nhiều công cụ ký trên thị trường có thể phù hợp hơn, và giải pháp lý tưởng sẽ tùy thuộc vào nhu cầu, ngân sách cũng như cách bạn muốn hoàn thành công việc.
Để tiết kiệm thời gian cho bạn, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các lựa chọn thay thế cho Docusign dựa trên tính năng, giá cả, đánh giá người dùng và nhiều yếu tố khác. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng so sánh và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Chúng tôi cũng sẽ so sánh thêm các công cụ eSignature hàng đầu trong vài tuần tới, nên hãy theo dõi để xem thêm đánh giá.
Lưu ý: Tất cả mức giá dưới đây là cho gói đăng ký theo tháng. Các gói hàng năm, nếu có, có thể rẻ hơn.
Lumin Sign
Lumin Sign đảm nhiệm quy trình eSignature từ đầu đến cuối. Dù bạn gửi tài liệu để ký hợp pháp đến nhiều người, theo dõi tình trạng tài liệu đó hay nhắc nhở người nhận ký, giải pháp trọn gói này đều đáp ứng tốt.
Với Lumin Sign, bạn kiểm soát quy trình tự động hóa eSignature một cách toàn diện. Bạn có thể đảm bảo tuân thủ và bảo mật với nhật ký kiểm tra chi tiết, quản lý các quy trình phức tạp, giữ mọi người luôn đúng tiến độ – tất cả chỉ từ giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Cuối cùng, bạn sẽ luôn biết ai đã ký gì, vào thời điểm nào.
Khác biệt chính với Docusign
Giống như Lumin Sign, Docusign tự động hóa quy trình eSignature, giúp bạn dễ dàng thu thập chữ ký hợp pháp, theo dõi tài liệu và quản lý người ký chỉ trong vài cú nhấp chuột. Tuy nhiên, hai sản phẩm này cũng có một số điểm khác biệt trong cách vận hành.
Một trong những điều chúng tôi nhận thấy đầu tiên là giao diện Lumin Sign thân thiện với người dùng hơn hẳn so với Docusign. Thiết kế của Lumin Sign sạch sẽ và trực quan hơn, phù hợp với những người lần đầu sử dụng công cụ eSignature.
Docusign còn có thể gây khó hiểu cho người dùng vì dùng thuật ngữ rắc rối. Ví dụ: Docusign gọi tài liệu gửi đi để ký là 'envelope', còn Lumin Sign gọi đúng bản chất – tài liệu.
Một điểm nổi bật khác là Lumin Sign tích hợp trực tiếp với Google Drive. Bạn không cần chuyển đổi giữa các nền tảng mà có thể mở PDF trực tiếp từ Drive, ký và file đã cập nhật sẽ tự động đồng bộ lại. Còn với Docusign, tài liệu sẽ rời Drive để vào hệ thống riêng, tăng thêm thao tác và làm gián đoạn quy trình.
Docusign và Lumin Sign đều có gói miễn phí; tuy nhiên, Docusign bị giới hạn nhiều hơn. Ví dụ, bạn không thể gửi tài liệu cho nhiều người nhận cùng lúc nếu không nâng cấp lên gói trả phí. Với Lumin Sign, tối đa 20 người có thể cùng lúc nhận và ký tài liệu – bất kể gói nào bạn chọn.
So sánh giá
Docusign có bốn gói trả phí, còn Lumin có hai. Gói Standard của Docusign và Pro của Lumin Sign có tính năng tương đương, lần lượt có giá $45 và $18/người/tháng.
Bên cạnh việc rẻ hơn $27, Lumin Sign Pro cho phép gửi 100 tài liệu mỗi workspace/tháng, trong khi Docusign Standard chỉ cho 100 tài liệu/người/năm. Điều này nghĩa là Lumin Sign có giá trị hơn cho các đội nhóm cần xử lý nhiều tài liệu.
Acrobat Sign là công cụ eSignature của Adobe, cung cấp các tính năng tiêu chuẩn và dành cho doanh nghiệp để tự động hóa ký và quản lý tài liệu. Bao gồm: theo dõi tài liệu, phân tích dữ liệu tích hợp và khả năng thu phí từ người ký qua hóa đơn điện tử.
Tương tự Docusign, Acrobat Sign cũng là một trong những công cụ ký tên phổ biến nhất hiện nay. Bản thân Adobe Acrobat đã xuất hiện từ đầu những năm 1990, và rất nhiều thương hiệu lớn trên thế giới như Puma, Amazon, Walmart vẫn đang tin dùng.
Khác biệt chính với Docusign
Cả Docusign lẫn Acrobat Sign đều tích hợp với các phần mềm và ứng dụng bên thứ 3, giúp bạn tối ưu hóa quy trình ký điện tử. Tuy nhiên, Docusign lại hỗ trợ nhiều tích hợp hơn hẳn Acrobat Sign (hơn 900 tích hợp so với chưa đến 100).
Mặc dù vậy, Acrobat Sign sẽ là lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn tích hợp eSigning với các sản phẩm Adobe khác, chẳng hạn như Creative Cloud, Document Cloud và Experience Cloud.
Khác với Docusign, Acrobat Sign không có gói miễn phí, vì vậy bạn cần đăng ký trả phí mới sử dụng được.
So sánh giá
Gói Standard của Acrobat Sign có giá $14.99/giấy phép/tháng, trong khi gói Standard của Docusign (như đã đề cập) là $45/người/tháng. Gói của Acrobat Sign thiết kế cho nhóm 2-9 người, mỗi người một giấy phép. Như vậy, đây là giải pháp rẻ hơn nhiều cho các nhóm nhỏ.
Dropbox Sign (trước đây là HelloSign) không chỉ cho phép gửi tài liệu để ký mà còn là một giải pháp tự động hóa quy trình eSignature toàn diện: theo dõi tài liệu, xác minh người ký và gửi nhắc nhở ký tên.
Dù Dropbox Sign hoạt động độc lập với Dropbox, nhưng nó có thể mang lại nhiều giá trị hơn nếu bạn dùng Dropbox để lưu trữ. Công cụ này tích hợp với tài khoản Dropbox, cho phép bạn gửi tài liệu trực tiếp từ thư mục và lưu tài liệu đã ký mà không cần chuyển sang dịch vụ khác.
Khác biệt chính với Docusign
Bạn có thể gửi không giới hạn tài liệu để ký ("yêu cầu chữ ký") mỗi tháng ở tất cả các gói trả phí của Dropbox Sign. Trong khi đó, Docusign giới hạn 5 tài liệu/tháng ở gói Personal và 100 tài liệu/người/năm cho gói Standard và Premium.
Chúng tôi cũng nhận thấy Dropbox Sign mang lại trải nghiệm đơn giản hơn Docusign. Nếu bạn mới sử dụng công cụ eSignature, việc bắt đầu sẽ dễ dàng hơn vì không phải học quá nhiều.
Tuy nhiên, về tích hợp thì Docusign vượt trội. Thời điểm viết bài, Dropbox chỉ có 19 tích hợp, bao gồm Google Drive, Microsoft Word và Slack.
So sánh giá
Gói Standard của Dropbox Sign - tương đương với gói Standard của Docusign - có giá $30/người/tháng, rẻ hơn $15. Ngoài ra, Dropbox Sign cho phép không giới hạn yêu cầu chữ ký, rất phù hợp cho đội nhóm cần gửi nhiều tài liệu mỗi tháng.
PandaDoc tự gọi mình là “giải pháp quản lý thỏa thuận” giúp đội nhóm hoàn thành công việc nhanh hơn. Công cụ cho phép bạn gửi, theo dõi và quản lý tài liệu cần ký, tương tự các công cụ khác trong bài viết này.
Sản phẩm phù hợp với nhiều ngành nghề, với tính năng và quy trình được điều chỉnh phù hợp cho bán hàng, nhân sự, marketing, pháp lý và các lĩnh vực khác. Ví dụ, nhóm bán hàng có thể chốt hợp đồng nhanh hơn nhờ thu thập chữ ký dễ dàng trên các hợp đồng.
PandaDoc được thành lập vào năm 2014 tại Silicon Valley.
Khác biệt chính với Docusign
Giống Dropbox Sign, PandaDoc cho phép gửi không giới hạn tài liệu để ký trên tất cả các gói trả phí. Như đã đề cập, Docusign giới hạn số lượng tài liệu có thể gửi ở các gói Personal, Standard và Premium, điều này có thể gây bất tiện với các đội nhóm xử lý khối lượng lớn.
Bên cạnh đó, PandaDoc có hơn 1.000 mẫu tài liệu giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tạo mới tài liệu cần ký như hóa đơn, hợp đồng mua bán. Docusign cũng có thư viện mẫu nhưng quy mô nhỏ hơn nhiều.
Lưu ý thêm là PandaDoc có giải pháp thu phí tích hợp, cho phép người ký thanh toán trực tiếp trong tài liệu. Docusign không có tính năng này sẵn, nhưng bạn vẫn có thể thu phí qua tích hợp bên thứ ba.
So sánh giá
Gói Business của PandaDoc, tương đương khoảng giữa gói Standard và Business Pro của Docusign, có giá $65/người (hoặc ‘chỗ ngồi’)/tháng.
Giống nhiều công cụ khác ở đây, PandaDoc also có gói miễn phí với các tính năng cơ bản.
SignNow, thành lập từ năm 2011, cung cấp trải nghiệm tự động hóa eSignature tương tự Docusign với tính năng tiêu chuẩn cùng một số tính năng doanh nghiệp tùy theo quy mô đội nhóm.
Mặc dù SignNow không phổ biến như Docusign, nó vẫn có sức mạnh vượt trội, cho phép bạn tự động hóa nhiều khâu trong quy trình ký tên một cách dễ dàng. Theo website của họ, công cụ này "giúp tổ chức thúc đẩy quy trình tài liệu, giảm lỗi và tăng hợp tác."
Khác biệt chính với Docusign
Theo chính SignNow thừa nhận, công cụ này thiếu nhiều tính năng mà Docusign có, như xác minh người ký, tạo nhóm ký và chú thích tài liệu. Ngoài ra, SignNow cũng không có một số chứng chỉ bảo mật như ISO 27001 và CSA Star của Docusign.
Tuy nhiên, SignNow đôi khi lại vượt trội ở những điểm Docusign chưa làm tốt. Ví dụ, SignNow dễ học và sử dụng hơn, phù hợp cho đội nhóm mới bắt đầu với tự động hóa eSignature.
Về tích hợp, Docusign có nhiều lựa chọn hơn hẳn. Tuy vậy, SignNow vẫn kết nối với nhiều ứng dụng/phần mềm lớn như Salesforce và Microsoft Dynamics 365.
So sánh giá
Gói Business Premium của SignNow, tương đương gói Standard của Docusign, chỉ $30/tháng với không giới hạn số người dùng. Đây là lựa chọn tiết kiệm nhất cho các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, SignNow lại thiếu các tính năng và chứng chỉ bảo mật có ở nhiều giải pháp eSignature khác.
Docusign có thể là một trong những tên tuổi lớn trong lĩnh vực tự động hóa eSignature; tuy nhiên, không phải ai cũng phù hợp sử dụng.
Nếu bạn đang tìm giải pháp thay thế, hãy so sánh các tính năng với những nền tảng như Lumin Sign, Dropbox Sign và PandaDoc để xem mình nhận được gì xứng đáng với số tiền bỏ ra. Mỗi nền tảng đều có ưu điểm riêng, có thể sẽ phù hợp hơn với đội nhóm của bạn.
Phân tích kỹ các đánh giá của người dùng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng. Đăng ký dùng thử miễn phí, như Lumin Sign đang có, cũng có thể dẫn bạn đến giải pháp hoàn hảo – phù hợp ngân sách, sở thích và phong cách làm việc của mình.
