Tạo tài liệu từ Salesforce: Làm thế nào để tạo tài liệu từ dữ liệu Salesforce

Tạo tài liệu từ Salesforce sử dụng dữ liệu đã lưu trong CRM để điền vào các loại tài liệu như báo giá, hợp đồng và thỏa thuận gia hạn. Thay vì phải sao chép tên, giá cả, ngày tháng và các thông tin khác sang một file riêng, các nhóm có thể tạo tài liệu trực tiếp từ bản ghi.

Salesforce được trang bị các công cụ tạo tài liệu gốc, nhưng khả năng sử dụng sẽ khác nhau tùy theo sản phẩm và giấy phép mà tổ chức của bạn đăng ký. Các tích hợp như Lumin có thể thực hiện thêm nhiều quy trình khác, bao gồm tạo tài liệu từ dữ liệu Salesforce, gửi tài liệu để ký và lưu lại file hoàn chỉnh vào CRM.

Salesforce có hỗ trợ tạo tài liệu không?

Salesforce cung cấp một số tùy chọn tạo tài liệu gốc, tuy nhiên chúng không đồng nhất giữa các phiên bản hoặc cấu hình Salesforce.

Ví dụ, Salesforce Quotes cho phép người dùng tạo file PDF gửi khách hàng từ các bản ghi báo giá. Các tổ chức có thể sử dụng mẫu báo giá tiêu chuẩn hoặc tự tùy chỉnh và lưu PDF đã tạo vào bản ghi báo giá đó.

Salesforce cũng có Document Builder, một công cụ trực quan không cần mã hóa, dùng cho các trường hợp báo giá, báo cáo dịch vụ và lệnh công việc. Salesforce Document Generation hỗ trợ những tài liệu phức tạp hơn, có thể trộn dữ liệu từ các đối tượng tiêu chuẩn lẫn tùy chỉnh vào mẫu Microsoft Word hoặc PowerPoint. Nó cũng hỗ trợ nội dung có điều kiện và các định dạng nâng cao. Khả năng sử dụng sẽ phụ thuộc vào sản phẩm và loại giấy phép Salesforce mà bạn đang dùng. Salesforce có tài liệu giải thích sự khác biệt giữa Document Builder và Document Generation.

Nếu nhóm của bạn chỉ cần file PDF báo giá tiêu chuẩn hoặc loại tài liệu đã được sản phẩm Salesforce hỗ trợ, công cụ gốc là đủ. Nếu bạn muốn tự tạo mẫu hợp đồng, gửi tài liệu để ký điện tử, lưu file hoàn tất về Salesforce, thì công cụ tạo tài liệu tích hợp sẽ bổ sung những gì còn thiếu.

Lợi ích khi tạo tài liệu từ dữ liệu Salesforce

Khi dữ liệu Salesforce đã liên kết với mẫu tài liệu, các nhóm có thể giảm đáng kể thao tác thủ công giữa bản ghi CRM và tài liệu thành phẩm.

• Giảm nhập liệu thủ công: Tên khách hàng, ngày tháng, giá cả và thông tin chi tiết của bản ghi sẽ được điền tự động vào tài liệu, giảm nhập lại dữ liệu và nguy cơ sao chép thông tin cũ.
• Đồng nhất tài liệu hơn: Mẫu lặp lại giúp lưu trữ ngôn ngữ và bố cục chuẩn ở một nơi, trong khi Salesforce cung cấp các chi tiết thay đổi theo từng khách hàng, giao dịch. Điều này rất quan trọng với hợp đồng hoặc tài liệu cần sử dụng điều khoản được phê duyệt một cách nhất quán.
• Tạo tài liệu nhanh hơn: Khi đã thiết lập mẫu và kết nối trường dữ liệu, người dùng có thể tạo tài liệu từ bản ghi, không cần gửi thông tin cho người khác tổng hợp.
• Quy trình làm việc liền mạch hơn: Người dùng có thể tạo tài liệu, gửi đi ký, và tự động lưu file PDF đã ký về Salesforce mà không cần xuất hoặc tải lại dữ liệu.

Astrea IT, đối tác tư vấn Salesforce sử dụng Lumin tích hợp với Salesforce cho biết quy trình này giúp tiết kiệm khoảng 10 phút mỗi tài liệu. Công ty cũng có hệ thống kiểm tra truy xuất vì lưu tài liệu theo đúng bản ghi Salesforce.

Cách tạo tài liệu từ dữ liệu Salesforce bằng Lumin

Lumin cho Salesforce giúp kết nối mẫu tài liệu dùng lại với dữ liệu Salesforce, để thông tin từ bản ghi điền trước khi gửi đi ký.

Tích hợp này không cần viết code, và ban đầu cần quản trị viên thực hiện thiết lập.

1. Kết nối Lumin và Salesforce

Quản trị viên Salesforce cài đặt và xác thực tích hợp Lumin, cấp quyền cần thiết, đồng thời thêm các thành phần Lumin vào trang bản ghi sẽ sử dụng.

Việc thiết lập cũng kết nối giữa Salesforce và Lumin, đảm bảo trạng thái tài liệu được cập nhật về CRM.

2. Chuẩn bị mẫu tài liệu

Tạo tài liệu mẫu có thể dùng lại trong Lumin và thêm nội dung, trường thông tin cùng vai trò chữ ký cần thiết.

Mẫu này chứa các nội dung cố định, còn Salesforce sẽ cung cấp các chi tiết thay đổi theo từng bản ghi, ví dụ tên, ngày tháng hoặc mã tài khoản.

3. Đồng bộ mẫu tài liệu lên Salesforce

Khi mẫu đã sẵn sàng, hãy đồng bộ với Salesforce để sẵn sàng cho việc tạo tài liệu.

Từ đây bạn có thể tái sử dụng mẫu cho nhiều bản ghi liên quan mà không cần tải lên lại hoặc tạo mới mỗi lần.

4. Kết nối trường Salesforce vào mẫu

Kết nối biến tài liệu, vai trò người ký với các trường Salesforce cần chuyển dữ liệu vào đó.

Lumin hỗ trợ kết nối trường trực tiếp và lookup thông tin từ bản ghi liên quan. Sau khi thiết lập, mẫu sẽ tự động lấy thông tin đúng từ từng bản ghi Salesforce mà không cần nhập thủ công.

5. Thiết lập ký và lưu file hoàn tất

Cấu hình các thao tác sẽ thực hiện khi gửi tài liệu đi và sau khi hoàn tất ký.

Cài đặt mẫu cho phép kiểm soát ví dụ thời hạn yêu cầu ký, chứng chỉ hoàn thành, cũng như việc tự động lưu tài liệu đã ký trở lại Salesforce.

6. Tạo và kiểm tra tài liệu

Sau khi thiết lập xong, người dùng có thể mở bản ghi Salesforce liên quan và chọn mẫu Lumin phù hợp. Dữ liệu Salesforce sẽ tự động điền vào trường tương ứng, người dùng có thể xem trước tài liệu trước khi gửi đi. Người dùng cũng có quyền chỉnh sửa hợp đồng nếu cần thay đổi chi tiết nào đó.

Sau khi xem xét tài liệu, nhóm có thể gửi đi ký và theo dõi quy trình trong Salesforce.

Tìm hiểu thêm về tạo tài liệu với Lumin.

Các nhóm có thể tạo gì từ dữ liệu Salesforce?

Tạo tài liệu tự động phù hợp với các loại giấy tờ chủ yếu lấy thông tin đã có sẵn trên Salesforce.

Một hợp đồng gia hạn hoặc đăng ký có thể lấy thông tin khách hàng, giá trị, ngày gia hạn từ bản ghi cơ hội. Báo cáo phạm vi công việc có thể sử dụng dữ liệu liên quan giao dịch đã đóng. Bản ghi tài khoản cung cấp thông tin cho hợp đồng đối tác, phân phối, trong khi bản ghi dịch vụ có thể dùng để lập lệnh hoặc báo cáo công việc.

Những trường hợp này hợp lý vì dữ liệu thay đổi đã có sẵn trong bản ghi Salesforce.

Astrea IT sử dụng quy trình này cho nhiều loại giấy tờ. Họ tạo chứng chỉ cho học viên hoàn thành khoá đào tạo dựa trên dữ liệu Salesforce và gửi qua Lumin. Công ty cũng dùng quy trình này cho NDA, thư hẹn, thư xác nhận kinh nghiệm nhân viên. Sau khi ký, hệ thống tự động lưu file tài liệu hoàn tất vào đúng bản ghi Salesforce liên quan.

Tạo tài liệu từ Salesforce không cần gửi tay từng bước

Salesforce đã cung cấp nhiều cách để giúp nhóm chuyển dữ liệu CRM thành tài liệu. Lựa chọn phù hợp nhất sẽ tùy bạn tạo loại gì, đang dùng sản phẩm Salesforce nào, và các bước tiếp theo cần thực hiện với tài liệu đó.

Nếu nhóm bạn muốn tự động điền mẫu hợp đồng chuẩn từ dữ liệu Salesforce, thu thập ký điện tử và trả lại file hoàn chỉnh về bản ghi, Lumin giúp kết nối các bước này liền mạch, không cần tự phát triển giải pháp tạo tài liệu tích hợp.