Automatizando boletines escolares: cómo una escuela independiente redujo la digitación manual en un 67 %

Como directora de una escuela secundaria acreditada y emisora de créditos, en su segundo año de acreditación, Georgia Petinarelis necesitaba una mejor forma de gestionar la documentación administrativa. Su escuela sabatina, de medio tiempo, atiende a 40 estudiantes y debía cumplir con los estrictos requisitos de cumplimiento del Ministerio de Educación de Ontario mientras coordinaba con varias instituciones externas.

El sistema anterior no era eficiente. Cuatro páginas de boletín por estudiante resultaban en 160 páginas de documentos cuidadosamente formateados y compatibles con el ministerio en cada entrega de boletines. Las herramientas utilizadas antes desordenaban el formato, dificultaban la colaboración por los diferentes dominios de correo electrónico y complicaban el control de versiones.

“Descargaba y subía los documentos; eso se volvía muy confuso”, explica Georgia. “No estaba segura de si había firmado este o subido aquel, así que tenía que descargarlo de nuevo y compartirlo otra vez.”

¿El resultado? Georgia ingresaba manualmente los datos, estudiante por estudiante, para los 40 matriculados, lo que le llevaba unos 90 minutos en cada periodo. Cuando un nuevo profesor, con un dominio de correo diferente, necesitaba acceso, las restricciones de dominio ocasionaban retrasos innecesarios. Enfrentando plazos ministeriales y con un equipo reducido que solo trabajaba los sábados, el proceso exigía optimización.

Solución

Tras probar herramientas conocidas como Google Suite, que no conseguían mantener la integridad de los documentos, Georgia descubrió Lumin.

“Realmente creo que, si una tecnología requiere un manual para ser usada, no es buena”, afirma. “Con Lumin, una pequeña presentación fue suficiente; obtuve exactamente lo que necesitaba.”

¿El factor diferencial? Las funciones de pre-rellenado y combinación. En lugar de teclear manualmente la información de los alumnos en 160 páginas, Georgia puede definir los encabezados y datos solo una vez y aplicar la combinación a todas las páginas. “Después de rellenar la primera, las siguientes fueron mucho más rápidas”, comenta.

Las restricciones de dominio dejaron de ser un problema. Los profesores, sin importar la dirección de correo electrónico, comenzaron a colaborar sin trabas y las escuelas asociadas recibieron los documentos sin barreras técnicas. El formato de los documentos se mantuvo intacto y conforme a los estándares del ministerio.

El tiempo para preparar los boletines bajó de 90 a 30 minutos, una reducción del 67% en trabajo administrativo. Más importante aún, ahora Georgia puede dedicar ese tiempo a tareas de mayor valor.

“Lumin me ha devuelto tiempo que puedo invertir de otras formas”, relata. “Para mí, como administradora, significa poder dedicar más tiempo a ayudar a mi equipo con los comentarios y la estructura, en lugar de solo teclear y volver a escribir datos.”

Este cambio de la digitación repetitiva al quehacer pedagógico es el verdadero retorno de la inversión. Ahora, Georgia se centra en orientar a los profesores para elaborar comentarios más enriquecedores para los estudiantes, en desarrollar el currículo y en planificar el crecimiento escolar.

Los profesores también se beneficiaron. La función de copiar y pegar entre boletines elimina repeticiones, y la característica de “plantillas” de Lumin, que Georgia descubrió por sí misma, agiliza aún más el trabajo.

El impacto no se limitó a la secundaria. La escuela primaria asociada al colegio también ha integrado Lumin a sus sistemas y adoptado procesos simplificados alineados con Lumin, inspirados por el éxito de la secundaria. “Integrando Lumin en el sistema existente, no necesitamos recurrir a otra herramienta.”

Por qué Georgia recomienda Lumin

“Lumin representa una valiosa ganancia de tiempo. Podemos crear, así que aprendemos en vez de solo consumir.”

Para escuelas y asociaciones que necesitan cumplir exigencias gubernamentales con recursos limitados, Georgia encontró la solución adecuada.

Lumin manejó los 40 alumnos sin límite de documentos, permitió que los profesores colaboraran sin importar su dominio de correo electrónico y mantuvo un formato perfectamente adaptado a los estándares del ministerio. Cuando los plazos apremiaban, siempre había soporte prioritario disponible para ayudar.

Ahora, en su segundo año de acreditación, Hellenic Academy of York está lista para crecer — y Georgia confía en que Lumin acompañará ese ritmo.