Cómo Bayleys revolucionó la gestión inmobiliaria con Lumin Sign

Desde hace más de cincuenta años, Bayleys es un referente en el sector inmobiliario neozelandés. Su actividad abarca la compra, venta, desarrollo y gestión de inmuebles en los principales segmentos del país: residencial, comercial y rural.

El mercado inmobiliario es conocido por su carácter tradicional, pero Bayleys ha demostrado que la tradición no tiene por qué ser sinónimo de estancamiento.

El equipo de gestión inmobiliaria de Bayleys administra unas 12.000 propiedades en todo el país, con aproximadamente 140 gestores que atienden a casi 7.000 clientes, desde Northland hasta Invercargill. Hasta hace poco, gran parte de ese trabajo aún se realizaba con papel y bolígrafo. Ahora, la empresa ha hecho la transición a procesos digitales.

Will Alexander, director de gestión inmobiliaria de Bayleys, es un gran defensor de las soluciones modernas y fue el responsable de introducir a su equipo herramientas de firma digital como Lumin Sign.

Infraestructura como base

El compromiso de Bayleys con la tecnología moderna se refleja en su infraestructura. “Bayleys está 100% en la nube,” explica Alexander. “Todo está online y es seguro. Es una arquitectura moderna.”

Este enfoque cloud-first ha permitido a Bayleys adoptar fácilmente nuevas soluciones digitales para afrontar los desafíos operativos, especialmente en la integración de nuevos clientes.

El reto: Simplificar los contratos con los clientes

La primera impresión es fundamental, especialmente en la gestión inmobiliaria. Sin embargo, el proceso tradicional de contratar nuevos clientes estaba lejos de ser el ideal. “Históricamente, se enviaba el contrato por correo electrónico, se imprimía, firmaba y después se escaneaba o incluso se fotografiaba con el teléfono”, explica Alexander.

“Intentamos dar la mejor imagen posible y simplemente no es una buena experiencia en 2024.”

Las firmas digitales transforman la experiencia

Tras analizar varias opciones, Bayleys eligió Lumin Sign. El impacto fue inmediato y significativo. “Utilizar Lumin Sign para dar de alta a los clientes permite que un proceso que antes podía tardar hasta una semana se resuelva en solo una hora”, destaca Alexander. Solo en Auckland, en un mes pueden recibir hasta 200 nuevos clientes. “Si multiplicaras eso por una semana por cliente, sería un trabajo tremendo.”

Este reto era aún más evidente cuando se trataba de propiedades con múltiples propietarios o gestionadas por trusts, situaciones en las que recoger todas las firmas podía retrasar mucho el onboarding.

Con Lumin Sign, el proceso es mucho más práctico hoy en día. “Cada persona firma en orden, tú sigues el estado y, en una hora, el documento vuelve con todas las firmas necesarias.”

Alexander se sorprende de que otros gestores inmobiliarios no recurran tanto a herramientas como Lumin Sign, que agilizan los trámites contractuales. “No entiendo por qué siguen insistiendo en imprimir documentos, recoger firmas y recibir ese PDF escaneado y torcido. Eso ya es cosa del pasado.”

“Es una solución simple.”

Adopción facilitada

Uno de los factores clave para el éxito de la transformación digital de Bayleys fue apostar por herramientas fáciles de usar.

“Creo que si una tecnología necesita manual de instrucciones, no es una buena tecnología”, afirma Alexander. Los tiempos en que adoptar tecnología requería un título en informática ya han pasado. La accesibilidad es esencial para cualquier solución digital.

Y los empleados de Bayleys –de 20 a 60 años– aprendieron rápidamente a usar Lumin Sign. “Después de enviar uno o dos contratos a los clientes, ya se sentían seguros”, cuenta Alexander.

Priorizando el lado humano

El equipo de gestión inmobiliaria de Bayleys no ha perdido de vista su propósito. “No se trata solo de dinero, números o cálculos”, explica Alexander. “También se trata de ofrecer un hogar a quien lo necesita.”

“Ayudamos a las personas a alcanzar sus objetivos patrimoniales y encontramos vivienda para quien la busca. Eso es, probablemente, lo más gratificante.”

Al agilizar los procesos de firma con herramientas como Lumin Sign, los gestores inmobiliarios de Bayleys pueden dedicar más tiempo a la atención humana, demostrando que una transformación digital exitosa acerca el trabajo a las personas, y no al revés.