Cómo la firma electrónica integrada se convirtió en un recurso esencial de ventas para Renti

La gestión inmobiliaria está en continua transformación. Con contratos disputándose y arrendatarios ansiosos por asegurar su próximo hogar, no hay lugar para procesos documentales pesados y poco eficientes.

Renti lo entiende perfectamente. Por eso, se ha convertido en la plataforma de referencia en Nueva Zelanda para solicitudes de alquiler, atendiendo a más de 750.000 cuentas de inquilinos y a 2.500 administradores de propiedades que dependen de procesos sencillos y eficientes.

Gestionar alrededor de 2.000 contratos a la semana no es tarea fácil. Renti se encarga de todo, desde las consultas de los inquilinos hasta visitas, inscripciones y contratos. Su plataforma conecta diferentes sistemas, como TradeMe, Real Estate y plataformas fiduciarias de administración, formando un ecosistema unificado y funcional.

Sin embargo, el proveedor anterior de firmas electrónicas no se mantenía al ritmo. Drake Farmer, director de operaciones de Renti, lo resume: la solución antigua “funcionaba, pero no impresionaba”. Peor aún, el soporte podía tardar hasta cuatro semanas en responder, lo que es demasiado lento en un sector donde cada minuto cuenta.

Ahí fue cuando llegó la Lumin Sign API. No se trató solo de cambiar de software, sino de iniciar una colaboración basada en velocidad, seguridad y soporte confiable.

Desarrollada para escalar y garantizar seguridad

Al buscar una nueva plataforma de firma electrónica, proteger los datos de los clientes era una condición innegociable.

“La seguridad es fundamental para el producto y el negocio de Renti”, explica Tom Heard, Chief Technology Officer de Renti. “En el momento de elegir un proveedor y analizar Lumin Sign, este fue uno de los puntos clave —si no el más importante. Tratamos datos personales sumamente sensibles y asegurar su protección es fundamental para ganarnos la confianza de nuestros clientes.”

La colaboración ha sido la base de la relación entre ambas empresas, con el equipo de Lumin apoyando activamente a Renti desde el principio.

“Hemos trabajado en estrecha colaboración con el equipo de Lumin desde nuestra primera implementación y en versiones posteriores,” afirma Tom. “Disponemos de un canal dedicado en Slack con el equipo de Lumin, lo que nos ayuda mucho a la hora de discutir en tiempo real posibles problemas o solicitudes de funcionalidades.”

Esa agilidad también queda reflejada en el desarrollo del producto. Cuando Renti comunica necesidades específicas de sus clientes, Lumin actúa rápidamente, no solo reaccionando sino colaborando. ¿Un ejemplo? La inclusión del certificado de finalización en los documentos firmados, después de que un cliente expresara la necesidad de mayor visibilidad y capacidad de auditoría tras la firma.

Lo que más impresionó a Renti no fue solo la rapidez en las respuestas, sino el acceso directo a las personas adecuadas en el momento adecuado. “Poder trabajar directamente con el equipo de desarrollo, la dirección y el soporte al cliente de Lumin ha resultado muy sencillo y práctico”, concluye Tom.

El equipo de Renti no solo ve que su feedback es escuchado, sino también implementado con agilidad y transparencia. Ese nivel de respuesta es lo que diferencia a Lumin y fortalece una relación sustentada en prioridades compartidas y mejora continua.

Soporte que marca la diferencia

El sector inmobiliario suele estar lleno de imprevistos, lo que obliga a empresas como Renti a confiar plenamente en las herramientas y servicios que utilizan.

“El administrador quiere el documento firmado al instante y el inquilino quiere asegurarse el inmueble lo antes posible. Si surge algún problema, debe resolverse de inmediato”, explica Drake.

Pero con el anterior proveedor de firma electrónica, Renti simplemente no recibía el soporte necesario. Lauren Scotting, gerente comercial de Renti, explica: “Antes, recibíamos poquísimo soporte. Nuestro plazo interno es de 10 minutos, pero con nuestro proveedor anterior podían pasar hasta cuatro semanas para recibir una respuesta. Eso nos exponía al riesgo real de perder clientes —y de hecho ocurrió.”

Lumin lo cambió todo. “El soporte de Lumin, comparado con el de nuestro proveedor anterior, no tiene comparación”, dice Drake. “Fue exactamente lo que prometieron, y lo han cumplido sobradamente.”

Desde resolver problemas en tiempo real hasta comunicarse de manera proactiva sobre novedades, el equipo de Lumin ha convertido el soporte en un auténtico valor diferencial. “Siempre que surge un problema, el equipo responde muy rápido”, confirma Lauren.

Contar con un socio local también aportó “numerosos beneficios”, según Drake. “Lumin nos permitió crear una solución adaptada al mercado de alquiler y gestión inmobiliaria de Nueva Zelanda, hecha para Nueva Zelanda. Eso marca la diferencia.”

“Al inicio de la colaboración, estuvieron en nuestras oficinas en cuestión de semanas, discutiendo los planes para la API. Se arremangaron desde el principio y eso fue clave para nuestra elección.”

Transparencia en tiempo real e impacto en el negocio

Lauren afirma que la visibilidad en tiempo real de las firmas electrónicas ha cambiado las reglas del juego para Renti y sus clientes: “Integrar Lumin Sign en nuestro sistema permite a los usuarios seguir en tiempo real todas las etapas del contrato: desde la apertura hasta la firma. Si hay algún problema, lo identificamos y resolvemos en el momento”, explica Lauren.

Una vez firmado por todas las partes, Lumin Sign envía automáticamente el contrato finalizado a todas las personas implicadas, garantizando transparencia y ofreciendo prueba legal rastreable y verificable de la transacción.

Desde que Renti implementó Lumin, los tickets de soporte relacionados con la firma electrónica han bajado un 30%, lo que representa una mejora significativa en eficiencia y experiencia de usuario. “Esto nos ha permitido ser más proactivos en la atención al cliente y ha mejorado la experiencia general de todos.”

Y Renti sabe muy bien cuánto influye esa experiencia: “Antes de Lumin Sign teníamos pocas funciones y muy poco soporte. Ahora somos capaces de ofrecer auténtica funcionalidad a nuestros clientes”, concluye Lauren.

Ventaja competitiva

Lumin Sign no solo optimizó las operaciones de Renti, sino que también se ha transformado en un enorme diferencial a la hora de cerrar ventas.

“Tener todo dentro del sistema, poder seguir todo el proceso y recibir el contrato terminado: eso es increíble. Nadie más en el mercado ofrece esto y ha sido un gran impulsor del producto”, comenta Lauren. “Es uno de los principales argumentos a la hora de vender nuestra plataforma.”

Esto ha reforzado la confianza de los clientes actuales de Renti. Saber que los contratos de alquiler se procesan más rápido, con menos errores y sin necesidad de rehacer nada, aporta un gran valor añadido. Los administradores inmobiliarios ya no tienen que perseguir la documentación ni preocuparse por vacíos en los archivos: el sistema lo hace todo.

El feedback está siendo muy positivo y el equipo de Renti recomienda Lumin Sign sin dudarlo a otras empresas.

“Ya hemos recomendado encarecidamente Lumin Sign a algunos clientes que quieren implementarla en otros departamentos”, confirma Lauren. “Es realmente intuitiva y fácil de usar. La recomendamos a todo el mundo.”

Cuando la firma electrónica simplemente funciona

Drake lo resume a la perfección: “Lumin nos ha hecho ahorrar mucho tiempo y dinero. Todo ocurre en segundo plano, y ya está.”

Así es como debe ser la tecnología: invisible, para que el resto del proceso fluya naturalmente.

Si buscas revolucionar la gestión documental con una firma electrónica rápida, fiable y segura, inspírate en Renti. A veces, la mejor tecnología es aquella de la que ni siquiera te das cuenta de que la estás utilizando.