Cómo IC ABA ahorra 7 horas a la semana optimizando la gestión de documentos clínicos

Viridiana Loera sabe cómo es cuando las herramientas no funcionan. Tras doce años trabajando con terapia ABA en varias agencias, fundó IC ABA en Massachusetts para crear, por fin, una consulta que tuviera ese verdadero ambiente de "hogar".

Pero había un problema: la documentación clínica.

"Uno de los mayores obstáculos era que las aseguradoras me daban formularios para rellenar, pero muchos eran archivos PDF", explica Viridiana. "He utilizado Adobe, pero simplemente no me gustaba su formato".

Así era su proceso antes de usar Lumin:

1. Descargar el PDF del seguro a través del portal o por correo electrónico
2. Abrirlo en otro sistema (ha probado Adobe y otros flujos de trabajo manuales)
3. Editar y añadir firmas
4. Enviar de nuevo a Google Drive
5. Enviar al seguro o al paciente
6. Repetir para cada cliente, para cada formulario

"Antes tenía que descargar el PDF, utilizar otro sistema y volver a empezar todo el proceso", recuerda. "Eso era lo que intentaba hacer al principio y resultaba muy agotador".

Con 20 clientes activos, 50 en lista de espera y planes para contratar analistas certificados en comportamiento (BCBA) que apoyen el crecimiento, Viridiana necesitaba una solución que funcionase con sus sistemas actuales.

Integración nativa con Google Drive

Viridiana descubrió Lumin en 2025, y la integración con Google Workspace lo cambió todo.

"Lumin se integra con nuestro sistema de Gmail", detalla. "Simplemente subo nuestros documentos al drive y podemos editarlos ahí. Me encanta".

El nuevo proceso es fluido y sin fricciones:

1. El PDF del seguro llega por correo o portal
2. Subida a Google Drive para un almacenamiento centralizado
3. Edición y firma directa en Lumin desde Drive
4. El PDF se guarda automáticamente en Drive
5. Compartición con seguros o pacientes
6. Reutilización de formularios para otros clientes mediante copiar y pegar

"Ahora que está todo en Google Drive tengo mucho más tiempo para otras cosas".

Hoy en día, Lumin gestiona todo el proceso de documentación clínica en IC ABA:

• Formularios de seguro para la autorización de terapias y facturación
• Solicitudes de firma de los padres para el consentimiento de tratamientos
• Documentación clínica centralizada en Drive
• Plantillas reutilizables para agilizar el trabajo con varios clientes
• Espacio colaborativo preparado para el crecimiento del equipo

De 5 a 7 horas ahorradas por semana

Para una fundadora en solitario que se encarga tanto de la atención clínica como de la administración de la consulta, el tiempo es oro.

Tiempo ganado

"Lumin me ahorra unas cinco a siete horas por semana", calcula Viridiana. "Como fundadora, ese tiempo es muy valioso porque ahora puedo dedicarlo a la atención clínica y al apoyo a nuestros clientes".

Trabajo clínico simplificado

Ya sea para cumplir con los requisitos de las aseguradoras o recoger firmas de padres, ahora todo es fluido e integrado. Ya no hay que cambiar de sistema ni descargar documentos constantemente.

Colaboración escalable

A medida que IC ABA pasa de 20 a más de 50 clientes activos y suma BCBAs al equipo, Viridiana sabe que Lumin acompañará ese crecimiento. El modelo de espacio de trabajo permite que una licencia sea utilizada por varios profesionales colaborando en la documentación clínica.

Por qué Viridiana recomienda Lumin

Perfecto para profesionales sanitarios

"Lumin facilita el rellenado de formularios de seguro y la recogida de firmas de pacientes. Es la herramienta perfecta para quienes trabajan en el sector sanitario y quieren mantenerse organizados sin depender de software pesado".

Preparado para crecer

Con planes para añadir BCBAs y dar soporte a la lista de espera de 50 personas en IC ABA, Viridiana tiene la seguridad de que el modelo de espacio de trabajo de Lumin acompañará fácilmente el crecimiento del equipo.