Astrea IT reduce la firma de documentos a solo unos clics con Lumin Sign y Salesforce

Cuando toda tu empresa opera dentro de Salesforce, lo último que quieres es que el proceso de firma suceda fuera de esta plataforma. Astrea IT lo sabe mejor que nadie.

Astrea IT es una consultora partner de Salesforce con sede en la India, que atiende a clientes en Estados Unidos, Australia, Arabia Saudí, Singapur, Canadá y Reino Unido. El equipo cuenta con amplia experiencia en las principales clouds de Salesforce (Sales, Service, Marketing, Agentforce, Data Cloud y Revenue Cloud) y ha publicado casi 50 aplicaciones en AppExchange.

Astrea empezó utilizando Lumin Sign para firmar documentos internamente. Al equipo le gustó tanto que también comenzó a recomendarlo a sus clientes. Para una consultora cuya reputación depende de la calidad de sus recomendaciones, esto solo ocurre con una herramienta realmente fiable y utilizada a diario.

Un tándem ganador: automatización con Salesforce + firma sencilla de Lumin

Salesforce gestiona la lógica de negocio y la automatización mediante flujos. Lumin Sign se encarga de los documentos, creándolos a partir de plantillas reutilizables y obteniendo la firma electrónica. Juntos, estos recursos eliminan el trabajo manual de gestionar documentos en todo el proceso.

"Salesforce es muy bueno en la automatización de negocios, y Lumin es excelente generando documentos desde plantillas y recogiendo firmas electrónicas", explica Naveen Gabrani, CEO de Astrea IT. "Juntos, son una combinación ganadora".

Un proyecto reciente demuestra el potencial de esta solución a gran escala. Astrea IT organiza un programa de verano, enseñando Salesforce y Agentforce a estudiantes de ingeniería en colaboración con nueve instituciones del norte de la India.

Toda la información, desde los registros de clases y datos de los estudiantes hasta el progreso de los trabajos, está en Salesforce. Los alumnos que completan el programa reciben un certificado firmado. Con más de 500 participantes, entregar manualmente estos certificados era inviable. Ahora, cada certificado se genera desde el registro del alumno en Salesforce y se envía automáticamente para su firma a través de Lumin Sign.

El mismo enfoque se ha adoptado para toda la documentación rutinaria: NDA y cartas de admisión para nuevos miembros, declaraciones de experiencia para quienes se despiden. Ya son más de 445 documentos enviados mediante Lumin Sign y Salesforce, y ese número sigue creciendo a medida que se automatizan más procesos.

Automatización que ahorra a gran escala

Como los documentos se generan dinámicamente a partir de los datos en Salesforce, nadie tiene que crear archivos manualmente ni volver a escribir información que ya existe en el sistema. Astrea IT estima que esto ahorra unos 10 minutos por documento. Multiplicando por los más de 445 documentos ya enviados, son decenas de horas ahorradas, y este ahorro crece con cada nuevo proceso automatizado.

"Cuando el volumen es grande, el ahorro de tiempo es enorme", destaca Naveen. "Si escalas y un flujo necesita varias firmas, los beneficios son aún más evidentes".

Otro beneficio aparece tras la firma: todo documento finalizado se almacena automáticamente en Salesforce, vinculado al caso correcto, garantizando a Astrea IT una trazabilidad consultable y verificable, sin necesidad de archivar manualmente.

"Todo queda guardado en Salesforce tras la firma, así que tenemos toda la documentación siempre a mano", detalla Naveen. "Es muy fácil buscar y encontrar cualquier documento en segundos. Si alguien pide un documento dentro de tres meses, basta con entrar en Salesforce, buscar a la persona y el documento firmado estará ahí."

El equipo de Astrea IT.

Una alternativa más fácil y económica

Astrea IT ya había utilizado otras herramientas de firma electrónica, pero ninguna ofrecía una integración tan buena. Lumin fue elegido por tres razones: integración perfecta con Salesforce, facilidad de uso y un coste mucho menor.

"La integración con Salesforce es excelente y el coste es mucho más asequible", apunta Naveen. "Como empresa offshore, necesitamos controlar los costes. Lumin cubre nuestras necesidades, tiene todas las funcionalidades que requerimos y a un precio más competitivo".

Para clientes que ya son usuarios de Salesforce y tienen varias aplicaciones, una herramienta de firma costosa solo dificulta la gestión. "Lumin es mucho más accesible que otros productos, es prácticamente de otro orden de magnitud".

La instalación también fue sencilla. Tras una breve formación, el equipo ya configuraba nuevos flujos de documentos rápidamente. "En pocas horas puedes configurar la mayoría de los procesos en Lumin. Hoy, crear una nueva plantilla lleva sólo unos minutos". La experiencia de firma también es fluida: "La usabilidad es perfecta. Solo hay que clicar en el enlace, firmar y listo. Así de simple".

Seguridad y soporte a la altura

Los documentos que genera Astrea IT suelen contener datos sensibles, como cifras salariales o valores de contratos, por lo que la confidencialidad es fundamental.

"Solamente los empleados y directivos manejan salarios, o solo finanzas y el cliente ven los valores del contrato", explica Naveen. "La confidencialidad es clave y Lumin lo garantiza". El equipo comprobó todos los requisitos de seguridad antes de adoptar la solución.

El soporte también reforzó esa decisión. Con proveedores grandes, comenta Naveen, una respuesta puede tardar días. "Con Lumin, en pocas horas ya teníamos respuesta a nuestras dudas". Cuando el equipo necesitó una función nueva, Lumin mostró cómo usarla o indicó claramente la fecha estimada de lanzamiento si aún no estaba disponible.

Esa agilidad hace que Astrea IT recomiende Lumin Sign sin dudar a sus clientes. "Si alguien nos pregunta, lo recomendamos sin pensar dos veces", afirma Naveen. "El soporte es excelente, las personas son receptivas y el producto es fácil de usar".

Suficientemente bueno como para recomendar, no solo usar

Astrea no solo utiliza Lumin Sign de manera interna. Como partner de Lumin, también presenta la solución a sus clientes e implementa Lumin siempre que tiene sentido, por lo que la colaboración es tan importante como el producto.

Es una relación sólida. "Nuestra experiencia con el Lumin Partner Program ha sido excelente", comenta Naveen. "Todos los contactos siempre accesibles, competentes y realmente atentos a nuestras necesidades. Trabajar con el equipo de Lumin es un placer".

Contar con materiales adecuados para comercializar también es esencial. Lumin ofrece formaciones, casos de estudio y otros recursos para que Astrea IT pueda presentar a potenciales clientes. "Esto le dio a nuestro equipo la confianza necesaria para hablar con los clientes de manera eficiente", añade Naveen.

Para una consultora que trabaja con varios partners tecnológicos, el involucramiento de Lumin marca la diferencia. "Lumin destaca muy positivamente entre nuestros partners", concluye Naveen. "Todo el equipo es atento, responde rápido y siempre está disponible. Esta cercanía y colaboración marcan toda la diferencia".

Descubre lo que Lumin Sign para Salesforce puede aportar a tu equipo

Lumin Sign ha transformado la firma, que antes era una etapa aparte, en parte natural del flujo de Astrea IT: cada documento se genera directamente desde Salesforce, se envía para firmar y se archiva automáticamente en la carpeta correcta, sin importar el volumen.

Si tu equipo ya utiliza Salesforce, vosotros también podéis hacer lo mismo.