Génération de documents Salesforce : comment générer des documents à partir d’enregistrements Salesforce

La génération de documents dans Salesforce utilise les données déjà stockées dans le CRM pour préremplir des documents comme les devis, contrats et accords de renouvellement. Au lieu de copier manuellement noms, tarifs, dates et autres informations dans un fichier séparé, les équipes peuvent générer les documents directement à partir de l’enregistrement.

Salesforce propose des outils natifs de génération de documents, mais les possibilités dépendent des produits et licences utilisés par votre organisation. Des intégrations telles que Lumin peuvent gérer des workflows supplémentaires, notamment générer des documents depuis des enregistrements Salesforce, les envoyer pour signature et enregistrer les fichiers finalisés dans le CRM.

Salesforce propose-t-il la génération de documents ?

Salesforce offre plusieurs options natives pour générer des documents, mais elles ne sont pas accessibles de la même façon dans chaque configuration Salesforce.

Salesforce Quotes, par exemple, permet aux utilisateurs de générer des PDF destinés au client à partir des enregistrements de devis. Les organisations peuvent utiliser des modèles de devis standards ou personnalisés et sauvegarder le PDF finalisé dans le devis.

Salesforce propose également Document Builder, un outil visuel sans code pour des cas d’usage comme les devis, rapports de service et ordres de travail. Salesforce Document Generation prend en charge les documents plus complexes et peut fusionner des données issues d’objets standards et personnalisés dans des modèles Microsoft Word ou PowerPoint. Il permet aussi du contenu conditionnel et une mise en forme avancée. La disponibilité dépend des produits Salesforce utilisés et des licences. Salesforce explique dans sa documentation les différences entre Document Builder et Document Generation.

Si votre équipe n’a besoin que de PDF de devis ou d’autres documents déjà pris en charge par les produits Salesforce utilisés, les outils natifs suffisent généralement. En revanche, si vous souhaitez préremplir vos propres modèles d’accords, les envoyer pour signature électronique et sauvegarder les fichiers signés dans Salesforce, une solution intégrée de génération de documents comblera ce manque.

Avantages de la génération de documents à partir d’enregistrements Salesforce

Une fois les données Salesforce associées à un modèle de document, les équipes peuvent éliminer une grande partie du travail manuel entre l’enregistrement CRM et le document finalisé.

• Moins de saisie manuelle : Les noms de clients, dates, tarifs et autres informations sont automatiquement intégrés dans le document, ce qui évite la ressaisie et le risque de copier des informations obsolètes.
• Des documents plus cohérents : Les modèles réutilisables centralisent le texte type et la mise en page, tandis que Salesforce fournit les données variables propres à chaque client, compte ou transaction. C’est particulièrement important pour les contrats et autres documents nécessitant l’utilisation cohérente de mentions approuvées.
• Création de documents plus rapide : Une fois le modèle et le mapping des champs réalisés, les utilisateurs peuvent générer un document directement depuis l’enregistrement, sans avoir à transmettre les informations à une autre personne chargée de les assembler.
• Un workflow plus connecté : Les utilisateurs peuvent générer des documents, les envoyer pour signature électronique, et enregistrer automatiquement les PDF signés dans Salesforce sans exporter ni recharger manuellement les documents.

Astrea IT, partenaire de conseil Salesforce qui utilise Lumin avec Salesforce, estime que ce processus permet d’économiser environ 10 minutes par document. L’entreprise bénéficie aussi d’un historique consultable puisque les documents sont liés aux bons enregistrements Salesforce.

Comment générer des documents à partir d’enregistrements Salesforce avec Lumin

Lumin pour Salesforce associe des modèles réutilisables aux données Salesforce, afin que les informations d’un enregistrement puissent préremplir le document avant envoi pour signature.

L’intégration ne nécessite aucun code personnalisé et l’installation initiale relève de l’administration.

1. Connecter Lumin et Salesforce

Un administrateur Salesforce installe et autorise l’intégration Lumin, assigne les autorisations nécessaires et ajoute les composants Lumin aux pages d’enregistrement concernées.

La configuration relie également Salesforce et Lumin, ce qui permet de synchroniser les mises à jour du statut des documents avec le CRM.

2. Préparer le modèle de document

Créez le document réutilisable dans Lumin et ajoutez le texte, les champs et les rôles de signataire nécessaires.

Le modèle regroupe le contenu inchangé, tandis que Salesforce fournit les informations variables d’un enregistrement à l’autre comme des noms, dates ou données de compte.

3. Synchroniser le modèle avec Salesforce

Une fois le modèle prêt, synchronisez-le avec Salesforce pour qu’il soit disponible pour la génération de documents.

Vous pourrez alors le réutiliser sur tous les enregistrements applicables, sans avoir à charger ou recréer un document chaque fois.

4. Associer les champs Salesforce au modèle

Associez les variables du document et les rôles de signataire aux champs Salesforce qui devront les renseigner.

Lumin prend en charge les correspondances directes ainsi que les champs de recherche pour les informations liées à d’autres enregistrements. Une fois le mapping réglé, le modèle prélève les bonnes informations à chaque enregistrement Salesforce, sans saisie manuelle.

5. Configurer la signature et les documents finalisés

Définissez ce qui doit se passer à l’envoi du document et une fois celui-ci finalisé.

Les paramètres de modèle Lumin permettent de gérer des options comme l’expiration de la demande de signature, les certificats d’achèvement, ou l’enregistrement automatique du document signé dans Salesforce.

6. Générer et vérifier le document

Une fois la configuration terminée, les utilisateurs ouvrent l’enregistrement Salesforce concerné et choisissent un modèle Lumin. Les champs associés sont préremplis automatiquement avec les données Salesforce, et il est possible d’en prévisualiser le rendu avant l’envoi. Les utilisateurs peuvent aussi modifier l’accord si besoin.

Après relecture, l’équipe envoie le document à la signature et peut en suivre la progression dans Salesforce.

En savoir plus sur la génération de documents avec Lumin.

Quels documents générer à partir d’enregistrements Salesforce ?

La génération de documents s’adapte parfaitement à des documents dont la majorité des informations provient déjà de Salesforce.

Un contrat de renouvellement ou d’abonnement peut préremplir les détails client, tarifaires et de renouvellement à partir d’une opportunité. Une description de mission peut réutiliser les données d’une affaire conclue. Les comptes peuvent fournir les informations contractuelles pour des accords partenaires ou revendeur, tandis que les dossiers et tickets de service peuvent générer des ordres de travail ou des rapports.

Ces cas d’usage fonctionnent car les données variables sont déjà présentes dans l’enregistrement Salesforce.

Astrea IT utilise cette approche pour de nombreux documents. L’entreprise génère des certificats depuis Salesforce pour les stagiaires ayant suivi sa formation, envoyés via Lumin. Elle utilise également ce processus pour les NDA, lettres de rendez-vous ou attestations de carrière. Après la signature, le système stocke automatiquement les documents finalisés dans les bons enregistrements.

Générez vos documents Salesforce sans passage manuel

Salesforce propose déjà plusieurs moyens de transformer les données CRM en documents. La meilleure solution dépend de ce que vous devez générer, des produits Salesforce que vous utilisez et des actions nécessaires après la création du document.

Pour les équipes qui souhaitent compléter des modèles d’accords réutilisables à partir de données Salesforce, collecter des signatures électroniques et rattacher les fichiers signés à l’enregistrement, Lumin permet de connecter toutes ces étapes sans développement sur mesure.