Tại sao nền tảng eSignature cần được nâng cấp

Khi các nền tảng eSignature đầu tiên ra mắt cách đây hai thập kỷ, chúng đã giải quyết một vấn đề thực tế. Chúng thay thế việc ký giấy tờ thủ công chậm chạp bằng các quy trình số nhanh chóng hơn, giúp mọi người dễ dàng hoàn thành các thỏa thuận mà không cần phải ở cùng một địa điểm.

Đây là một thay đổi đã đặt nền móng cho những phương thức làm việc và kinh doanh linh hoạt hơn. Nó khiến làm việc từ xa trở nên khả thi trên diện rộng và loại bỏ nhiều rào cản trong các giao dịch thường ngày.

Tuy nhiên, các nền tảng này được thiết kế cho một thời đại khác, thời đại mà sự tiện lợi và tốc độ được đặt lên hàng đầu hơn là xác minh danh tính người ký tài liệu. Sự khác biệt đó không quá quan trọng khi rủi ro chủ yếu chỉ là ai đó quên ký một trang giấy. Tuy nhiên, hiện tại điều này quan trọng hơn nhiều, và đang thúc đẩy giai đoạn tiếp theo trong cách các thỏa thuận số được xử lý.

Ngày nay, các tổ chức đang dùng các thỏa thuận số cho những giao dịch có giá trị lớn, từ việc tuyển dụng nhân sự đến đảm bảo tài sản hay tiếp cận tài chính. Trong những trường hợp đó, không chỉ cần biết tài liệu đã được ký, mà còn phải có sự tin tưởng hơn về người đã ký tài liệu đó.

AI đã thay đổi bức tranh mối đe dọa

Trong khi đó, môi trường xung quanh các nền tảng eSignature đã thay đổi đáng kể trong vài năm qua.

Các công cụ sử dụng AI đang giúp việc sao chép chữ ký tay, làm giả tài liệu và tạo ra các danh tính ảo vượt qua những kiểm tra xác minh thông thường trở nên dễ dàng hơn. Trong báo cáo mới của chúng tôi, Nhận diện số trong kinh doanh: Những mối đe dọa, tác động và cơ hội, 94% tổ chức cho biết quy trình thỏa thuận của họ có mức độ dễ bị gian lận bởi AI ít nhất là ở mức trung bình, trong đó gần một nửa (48%) đánh giá rủi ro này là rất cao hoặc cực kỳ cao.

Nguy cơ này đã thực sự diễn ra ngoài đời thực. Chúng ta đã thấy các trường hợp cá nhân bị mạo danh trực tuyến, các thỏa thuận được tạo ra dưới danh tính giả và các khoản thanh toán được thực hiện dựa trên những thỏa thuận đó. Dù tình huống này từng có thể xảy ra trước đây, nhưng hiện nay nó dễ thực hiện hơn nhiều và cũng khó phát hiện hơn.

Thị trường đang chuyển mình

Các tổ chức đang bắt đầu nhận ra những điểm yếu của quy trình hiện tại và điều này thay đổi cách họ nhìn nhận về sự liêm chính của thỏa thuận cũng như liệu quy trình ký hiện nay có đáp ứng đủ mức độ đảm bảo cần thiết hay không.

Nhiều tổ chức đã điều chỉnh cách tiếp cận xác minh danh tính. Hơn một nửa số doanh nghiệp mà chúng tôi khảo sát (54%) tin rằng các nền tảng eSignature hiện nay cần tăng cường bảo mật hoặc chưa đủ an toàn cho các thỏa thuận quan trọng. Đồng thời, 77% lên kế hoạch tăng đầu tư vào xác minh danh tính trong hai năm tới.

Tốc độ không còn là ưu tiên hàng đầu nữa. Cần phải có sự tin tưởng vào người đứng phía bên kia giao dịch, nhưng không làm chậm toàn bộ quy trình.

Cần thay đổi điều gì

Giai đoạn tiếp theo của các nền tảng eSignature đang đi xa hơn việc chỉ ghi nhận chữ ký, mà hướng đến xác thực danh tính người đứng sau chữ ký đó.

Trên thực tế, điều này có nghĩa là tích hợp xác minh danh tính vào chính quy trình ký, để bạn có thể xác nhận đúng người đã ký, chứ không chỉ là bất kỳ ai có quyền truy cập vào liên kết qua email đều có thể nhấp để ký. Tuy nhiên, tăng cường xác minh không được làm giảm trải nghiệm người dùng. Việc ký vẫn phải giữ được sự đơn giản và liền mạch.

Chúng ta đã bắt đầu thấy thực tiễn này được triển khai. Verified Digital Signing của Lumin là một ví dụ, xác thực người ký ngay tại lúc ký thông qua một thông tin định danh số được kiểm chứng, thay vì chỉ tin tưởng vào bất kỳ ai có quyền truy cập vào hộp thư.

Tìm hiểu thêm

Các tổ chức cần xác minh đối tác của mình, nhưng họ cũng sẽ không chấp nhận các quy trình chậm, phức tạp hơn để làm điều đó. Trọng tâm bây giờ là tích hợp xác minh danh tính vào quy trình làm việc.

Để có cái nhìn sâu hơn về cách gian lận danh tính số đang ảnh hưởng đến các tổ chức và cách họ đang ứng phó, hãy tải về toàn bộ báo cáo: Nhận diện số trong kinh doanh: Những mối đe dọa, tác động và cơ hội.