Por qué la plataforma de eSignature necesita una actualización

Cuando se introdujeron las primeras plataformas de eSignature hace dos décadas, resolvieron un problema real. Sustituyeron la firma en papel, lenta y manual, por flujos de trabajo digitales más rápidos, facilitando que las personas completasen acuerdos sin estar en el mismo lugar.

Este cambio ayudó a sentar las bases para formas de trabajo y negocio más flexibles. Hizo posible el trabajo remoto a gran escala y eliminó gran parte de la fricción en las transacciones cotidianas.

Sin embargo, estas plataformas fueron diseñadas para una época diferente, una en la que se priorizaba la comodidad y la rapidez antes que la verificación de la identidad de la persona que firmaba el documento. Esa diferencia no importaba tanto cuando el principal riesgo era que alguien se olvidase de firmar una página. Ahora sí importa, y está impulsando la siguiente fase de cómo se gestionan los acuerdos digitales.

Hoy en día, las organizaciones están utilizando acuerdos digitales para transacciones de alto riesgo, desde la contratación de empleados hasta la adquisición de propiedades o el acceso a financiación. En estas situaciones, no basta con saber que un documento ha sido firmado. Es necesario contar con una mayor confianza sobre quién lo firmó.

La IA ha cambiado el panorama de amenazas

Mientras tanto, el entorno en torno a las plataformas de eSignature ha cambiado considerablemente en los últimos años.

Las herramientas impulsadas por IA están facilitando la réplica de firmas manuscritas, la creación de documentos falsificados y la generación de identificaciones sintéticas que superan las comprobaciones estándar de verificación. En nuestro nuevo informe, Identidad digital en los negocios: Amenazas, impacto y oportunidades, el 94% de las organizaciones indicó que los flujos de trabajo de acuerdos son al menos algo vulnerables al fraude potenciado por IA, y casi la mitad (48%) califica esa vulnerabilidad como muy alta o extremadamente alta.

Este riesgo ya se está materializando en el mundo real. Hemos visto casos en los que personas son suplantadas en línea, con acuerdos emitidos con identidades falsas y pagos realizados en base a esos acuerdos. Aunque estos escenarios ya eran posibles anteriormente, ahora son mucho más fáciles de ejecutar y difíciles de detectar.

El mercado se está moviendo

Las organizaciones comienzan a reconocer dónde fallan los procesos existentes, lo que está cambiando la percepción sobre la integridad de sus acuerdos y si los procesos de firma actuales proporcionan el grado de seguridad necesario.

Muchas ya están ajustando su enfoque hacia la verificación de identidad. Más de la mitad de las empresas que encuestamos (54%) cree que las plataformas de eSignature actuales necesitan mejoras en seguridad o no son suficientes para acuerdos importantes. Al mismo tiempo, el 77% planea aumentar la inversión en verificación de identidad en los próximos dos años.

La rapidez ya no es la única prioridad. También es necesario tener certeza de quién está al otro lado de la transacción, sin ralentizar el proceso.

Qué debe cambiar

La próxima fase de las plataformas de eSignature ya va más allá de captar una firma; apunta a verificar la identidad detrás de ella.

En la práctica, esto significa integrar la verificación de identidad en el propio flujo de firma, para poder confirmar que la persona adecuada ha firmado, y no simplemente que alguien con acceso a un enlace en un correo electrónico pulsó un botón. Al mismo tiempo, una verificación más sólida no puede perjudicar la experiencia de usuario. Firmar debe seguir siendo algo sencillo y fluido.

Ya empezamos a ver cómo esto puede funcionar en la práctica. Verified Digital Signing de Lumin es un ejemplo, verificando al firmante mediante una credencial digital verificada en el momento de la firma, en lugar de confiar en quien tenga acceso al buzón.

Más información

Las organizaciones necesitan comprobar con quién están tratando, pero no van a aceptar procesos más lentos o complejos para lograrlo. El enfoque actual es integrar la verificación de identidad en el flujo de trabajo.

Para una visión más profunda de cómo el fraude de identidad digital está afectando a las organizaciones y cómo están respondiendo, descarga el informe completo: Identidad digital en los negocios: Amenazas, impacto y oportunidades.