Cómo proteger documentos en línea

Compartir archivos es una parte habitual de nuestro día a día y es inevitable. Ya sea firmando un contrato de alquiler, incorporando nuevos clientes o descargando una newsletter, nunca ha sido tan fácil compartir archivos con personas de confianza… o no tanto.

Algunos de estos archivos pueden ser sensibles. ¡No te preocupes! Puedes protegerlos.

Cómo proteger tus archivos

Documentos internos, extractos financieros y cualquier otro archivo con información personal deben estar protegidos. Aquí tienes cinco acciones para mantener tus documentos protegidos con contraseña:

1. Protege los archivos importantes con contraseña

Es posible cifrar un documento de Word, pero un PDF protegido con contraseña es aún más seguro. Adobe Acrobat es el software más conocido para esto, pero si te parece caro (en el momento de escribir este texto cuesta 19,99$ al mes), existen alternativas gratuitas: CleverPDF y PDFEncrypt son dos ejemplos.

2. Haz copias de seguridad

A veces, el problema no es el cibercrimen, sino los desastres naturales. Si el disco duro de tu ordenador se estropea, ya sea por un evento natural, un robo o un error humano, necesitarás copias de seguridad de los archivos.

Un sistema de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o Lumin es ideal porque te permite saber quién ha accedido y si tus archivos han sido compartidos. Si prefieres una opción física, copia los archivos a otro disco duro y guárdalo en un lugar diferente.

3. Usa firmas electrónicas

¿Recuerdas cuando había que imprimir, escanear y enviar un documento al cliente para que lo firmara, y luego él tenía que imprimirlo de nuevo, firmarlo y devolverlo? Muchas oportunidades para que los datos sensibles fueran interceptados por correo electrónico o se perdieran en papel.

Con las firmas electrónicas, ahora puedes mantener tus documentos en servidores seguros en la nube y firmarlos electrónicamente sin necesidad de descargar nada.

4. Implementa políticas internas

Tener políticas internas compartidas de gestión de archivos refuerza la seguridad en toda la empresa. Algunas medidas importantes son:

• Todos los documentos sensibles deben estar protegidos con contraseña o incorporar una marca de agua añadida al PDF
• El acceso a los archivos debe ser revocado para los empleados que ya no formen parte de la empresa
• Las copias de seguridad de los documentos importantes deben realizarse regularmente

Cómo proteger un PDF

Existen cientos de servicios para PDFs: Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin, entre otros. Crear un PDF es sencillo, pero ¿cómo garantizar su seguridad?

1. Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP)

FTP es uno de los métodos originales para transferir datos a través de redes y todavía se utiliza por su eficiencia y fiabilidad. Necesitarás un servidor FTP como Hostinger. Tanto el remitente como el destinatario deben tener datos de acceso para entrar a los archivos.

El FTP es especialmente útil para archivos grandes, formatos diferentes o datos antiguos.

2. Almacenamiento en la nube

Los servicios de almacenamiento en la nube son probablemente la forma más común de compartir archivos hoy en día. Seguramente ya utilices alguno: Google Drive, Dropbox o Amazon Web Services, por ejemplo. Sólo tienes que subir los datos, y otros usuarios pueden descargar tus PDFs en sus propios dispositivos. Aunque ofrecen diversos niveles de permisos, los archivos están alojados por terceros.

3. Correo electrónico

Muy olvidado, el correo electrónico también puede usarse para compartir archivos. Cada vez que adjuntas un documento a un correo electrónico, estás transfiriendo datos en internet.

Enviar archivos por correo electrónico es ideal para archivos ligeros o cuando se necesita incluir información adicional.

4. Almacenamiento físico

Aquí se trata de volver al pasado. Cuando no es posible transferir archivos por la red, todavía existe el clásico pen drive (o flash drive). Mucho mejor que el disquete, ¿verdad? Solo tienes que copiar los datos, extraer el pen drive y conectarlo al ordenador de destino.

Mantente vigilante

Si todavía no te has parado a pensar en la seguridad de tus datos y documentos, ahora es el momento. Tus clientes lo exigen — y es esencial para mantener la credibilidad de la empresa. Si un hacker accede a tus archivos o a los de tus clientes, tu reputación profesional puede quedar comprometida.

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