Generación de documentos en HubSpot: cómo pasar del registro al acuerdo firmado

La información que necesitas para crear un presupuesto, contrato o acuerdo de renovación puede que ya esté en HubSpot. Sin embargo, muchos equipos siguen copiando esos datos del CRM para crear el documento.

Alguien pega los detalles del cliente en una plantilla, comprueba los precios en el negocio, actualiza las condiciones y lo envía para su firma. Es posible que el documento firmado se adjunte de nuevo al registro, pero HubSpot no puede leer ni actualizar los datos que contiene. Si más tarde cambia un precio o una fecha en el negocio, el documento y el registro ya no coinciden.

HubSpot gestiona algunos flujos de trabajo de documentos de forma nativa, especialmente los presupuestos. Pero rellenar tus propias plantillas de acuerdos con datos del CRM requiere otro planteamiento. Esto es lo que HubSpot puede hacer por sí solo y dónde encaja una herramienta de generación de documentos como Lumin.

¿Se pueden generar documentos en HubSpot?

Sí, pero solo para ciertos tipos de documentos.

Las herramientas nativas de presupuestos de HubSpot pueden generar presupuestos personalizados utilizando la información del negocio y los productos/servicios asociados. Para añadir cláusulas, recoger firmas electrónicas o confirmaciones de aceptación y gestionar facturación y cobros mediante el flujo de presupuestos, necesitarás Revenue Hub Professional o Enterprise y el acceso correspondiente a Revenue Hub.

HubSpot también dispone de una herramienta de Documentos, pero su propósito es diferente. Permite subir, organizar, compartir y rastrear contenido de ventas, como PDF u otros archivos. No genera documentos ni combina datos del CRM en tus plantillas de contratos y acuerdos existentes.

¿Qué puede hacer de forma nativa la generación de documentos de HubSpot?

Para contratos, acuerdos de renovación y otros documentos que usan plantillas personalizadas, la generación de documentos puede extraer datos del CRM para rellenar el documento en vez de que alguien los tenga que volver a introducir.

¿Qué registros de HubSpot suministran datos para un acuerdo?

Un solo acuerdo puede usar información de varios registros de HubSpot. Por ejemplo:

• Propiedades de Contacto pueden proporcionar información sobre la persona que recibe o firma el acuerdo, como nombre, cargo, correo electrónico o teléfono.
• Propiedades de Empresa aportan información a nivel empresarial, como el nombre y la dirección de la compañía.
• Propiedades de Negocio pueden reflejar datos relacionados con la operación, como el importe, fecha de cierre y otros detalles comerciales almacenados en propiedades estándar o personalizadas.

HubSpot mantiene propiedades predeterminadas para Contactos, Empresas y Negocios, y además los usuarios pueden crear propiedades personalizadas para almacenar información específica de su negocio. Así, un solo acuerdo puede reunir los datos del firmante, los de la compañía y los términos específicos del negocio sin tener que almacenar toda esa información en un único registro.

¿Y los productos o servicios?

Los productos o servicios (line items) son útiles cuando un documento necesita detallar los productos o servicios incluidos en el negocio. En HubSpot, los line items pueden llevar información como precio, descuentos y condiciones de facturación. Se asocian a los negocios y sirven para crear presupuestos.

Si tus acuerdos relacionan productos o servicios, comprueba antes cómo gestiona los line items tu herramienta de generación de documentos antes de crear una plantilla con ellos. Lo ideal es que una sola plantilla gestione cualquier cantidad de productos sin necesidad de rehacerla para cada negocio.

Cómo generar documentos desde registros de HubSpot con Lumin

Una vez conectada la integración de HubSpot, Lumin puede usar las propiedades de Contacto, Empresa y Negocio para rellenar una plantilla de AgreementGen. Así podrás generar, revisar y enviar el acuerdo para firma directamente desde el registro de HubSpot.

1. Conecta Lumin a HubSpot

Instala la app de Lumin desde el marketplace de HubSpot, otorga los permisos necesarios y conecta el workspace de Lumin correspondiente.

Puedes añadir la tarjeta de la app de Lumin a los registros de Contacto, Empresa o Negocio, dependiendo de dónde suela comenzar el proceso de acuerdos en tu equipo.

Más información: Integrar Lumin con HubSpot

2. Prepara y asigna tu plantilla de acuerdo

En Lumin AgreementGen, sube la plantilla que quieras usar y añade roles para quienes vayan a completar o firmar los campos.

Después, abre la tarjeta de la app de Lumin en HubSpot y selecciona Ver variables. Lumin crea automáticamente una variable correspondiente para cada propiedad de Contacto, Empresa y Negocio en tu cuenta de HubSpot, incluyendo las propiedades personalizadas que agregues después.

Copia las variables necesarias en los lugares correspondientes de la plantilla de tu acuerdo para que los datos de HubSpot se rellenen al generar el documento.

Antes de seguir, asigna cualquier campo de firma o de relleno al rol correcto.

Más información: ¿Cómo asigno campos en plantillas de Lumin en HubSpot?

3. Genera y revisa el acuerdo

Desde el registro de HubSpot, selecciona Crear y Generar Acuerdo, elige la plantilla mapeada y visualiza el documento.

Comprueba que los campos obligatorios se han rellenado correctamente y que los precios, fechas y datos del firmante coinciden con el registro actual de HubSpot antes de enviarlo.

La revisión es clave la primera vez que usas una plantilla o después de que alguien cambie las propiedades de HubSpot asociadas.

Más información: ¿Cómo envío y gestiono acuerdos para firma en HubSpot?

4. Envía el acuerdo para firma

Cuando el acuerdo esté listo, crea una solicitud de firma desde la tarjeta de la app de Lumin. Selecciona la plantilla asignada, añade los destinatarios y fija una fecha límite si es necesario.

El número de roles de firmantes disponibles en HubSpot refleja los configurados en la plantilla. También puedes añadir a alguien como visualizador si necesita acceso al acuerdo pero no firmar.

5. Haz seguimiento del acuerdo desde HubSpot

Después de enviarlo, puedes consultar el estado del acuerdo y la actividad de los destinatarios desde el registro de HubSpot. Cuando se recojan todas las firmas, Lumin marca el acuerdo como aprobado y adjunta la copia firmada al registro.

Ventajas de la generación de documentos en HubSpot

La generación de documentos mantiene el acuerdo más cerca de los datos y flujos de trabajo que ya existen en HubSpot. El registro de HubSpot sigue siendo la fuente fiable de la información del cliente y del negocio utilizada para generar el acuerdo.

• Ahorra tiempo y evita errores manuales: Los datos de cliente, empresa y negocio rellenan el acuerdo a partir de las propiedades mapeadas en HubSpot.
• Mantén la coherencia en plantillas: Los equipos pueden reutilizar la misma plantilla aprobada aunque la información de cada negocio cambie de un acuerdo a otro.
• Reduce pasos y traspasos: Una vez configurada la plantilla, los usuarios pueden generar, revisar y enviar los acuerdos desde el propio registro en vez de tener que enviarlos a otros departamentos para prepararlos.
• Asocia la copia firmada al registro: Tras la última firma, Lumin adjunta el acuerdo completado al registro de HubSpot, manteniendo el documento firmado junto a los datos del cliente o negocio.

Con Lumin, los equipos pueden usar los datos de HubSpot para rellenar plantillas reutilizables de acuerdos y gestionar el proceso hasta la firma sin tener que reconstruirlos manualmente.

Descubre la integración de Lumin con HubSpot.