Generación de documentos: qué es y cómo funciona

Crear una nueva propuesta, contrato o presupuesto suele empezar con uno antiguo. Haces una copia, reemplazas el nombre del cliente, actualizas las fechas y el precio, ajustas algunas condiciones y lo envías.

Esa fórmula puede ser habitual, pero también facilita que se pase algo por alto. Puede que todavía aparezca el nombre del cliente anterior en alguna parte del documento, que no se haya actualizado el precio, o que una cláusula antigua se mantenga cuando ya no corresponde. Incluso si todo está correcto, alguien tiene que dedicar tiempo a buscar y reemplazar datos que ya existen en otro sitio.

Ese es el trabajo que está diseñado para asumir el software de generación de documentos. En vez de reconstruir manualmente los mismos tipos de documentos, los equipos pueden usar datos existentes para crear una nueva versión a partir de una plantilla reutilizable.

¿Qué es la generación de documentos?

La generación de documentos es el proceso de crear un documento terminado combinando una plantilla con datos extraídos de un sistema donde ya están almacenados.

Supongamos que un equipo de ventas tiene que preparar un contrato de prestación de servicios. El texto y el formato básico serán iguales para todos los clientes, mientras que los detalles como el nombre de la empresa, el valor del contrato, los servicios y la fecha de inicio cambian. Con la generación de documentos, estos datos pueden extraerse directamente del sistema empresarial donde ya se encuentran, en lugar de copiarlos manualmente al acuerdo.

La generación de documentos se basa en tres elementos fundamentales:

• Una fuente de datos: Es de donde proviene la información variable, como un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM), una base de datos o un formulario de envío.
• Una plantilla de documento: La plantilla contiene la estructura, formato y redacción que permanecen constantes, junto con campos reservados para la información que cambia.
• Un motor de generación de documentos: Es el software que combina los datos y la plantilla para crear el documento finalizado.

También verás la generación de documentos junto al concepto de automatización de documentos. Ambos están relacionados, pero la generación de documentos se refiere normalmente a la creación del documento en sí. La automatización de documentos puede ir más allá, incluyendo pasos como aprobaciones, firmas electrónicas, envío o almacenamiento.

¿Cómo funciona la generación de documentos?

Los detalles pueden variar según el software, pero el proceso comienza con una plantilla reutilizable y los datos que se introducirán en ella.

1. Crea una plantilla de documento

Parte de un documento que tu equipo ya utilice, como un presupuesto, una carta de oferta o un acuerdo. Identifica qué partes deben mantenerse igual y qué detalles deben cambiar en cada ocasión.

En cada lugar donde la información cambia, se añade un campo reservado a la plantilla. Un contrato de prestación de servicios, por ejemplo, podría incluir campos reservados para el nombre del cliente, el paquete de servicios, el precio y las fechas del contrato.

2. Vincula la plantilla con tus datos de negocio

Ahora, el software necesita saber de dónde sacar cada dato.

Si la plantilla pide el nombre del cliente, por ejemplo, puede extraer ese valor del registro de la cuenta en el CRM. El importe del contrato puede venir del acuerdo asociado. Asocia esos campos una vez y la plantilla sabrá dónde buscar la próxima vez que necesites generar un documento.

Esta configuración suele hacerse solo una vez para una plantilla reutilizable, y muchas herramientas de generación de documentos permiten que los usuarios empresariales configuren plantillas y campos sin programar.

3. Genera el documento

Cuando necesitas un nuevo documento, el motor de generación recupera los datos y los fusiona con la plantilla.

Según el software, una persona puede generar el documento haciendo clic, o el proceso puede producirse automáticamente tras otra acción. La versión terminada contendrá los datos para ese cliente, empleado, transacción u otro registro concreto.

4. Envía, firma o guarda el documento finalizado

Una vez que el documento está creado, normalmente aún debe enviarse a algún lugar. Por ejemplo, se puede enviar una propuesta a un cliente, o guardar un acuerdo completado en el registro del cliente.

Estos pasos no requieren necesariamente un proceso aparte. Con Lumin, por ejemplo, un documento generado puede pasar directamente a un flujo de firmas electrónicas, en lugar de descargarse y gestionarse manualmente.

¿Para qué se utiliza la generación de documentos?

La generación de documentos es especialmente útil cuando el documento básico permanece igual, pero ciertos detalles varían cada vez.

Los casos de uso más habituales para la generación de documentos incluyen:

• Propuestas y presupuestos
• Formularios de pedido
• Contratos de servicios y acuerdos de confidencialidad (NDA)
• Ofertas de empleo y documentos de bienvenida
• Facturas
• Certificados

En todos estos casos, gran parte del documento puede permanecer igual mientras cambian los detalles.

Observa cómo crea documentos tu equipo actualmente. Si el proceso suele empezar por “copiar el anterior”, seguramente sea buen candidato para la generación de documentos. El objetivo es dejar de volver a introducir información que ya existe, manteniendo las partes del documento que deben permanecer constantes.

Crea documentos con los datos que ya tienes

La generación de documentos no cambia los documentos que tu equipo necesita, sino la cantidad de trabajo manual necesario en cada nuevo caso. Una vez que la plantilla y la conexión de datos están configuradas, puedes reutilizar la misma estructura siempre que necesites otra versión.

Descubre cómo la generación de documentos de Lumin puede convertir los datos empresariales existentes en documentos listos para usar.