eSignatures vs firmas digitales: ¿En qué se diferencian?

A simple vista, las eSignatures y las firmas digitales parecen lo mismo. Sin embargo, no es exactamente así. Ambas permiten que personas firmen acuerdos legales y otros documentos de forma electrónica, pero lo hacen de manera muy diferente. Aclaramos estos términos que a menudo se confunden a continuación.

¿Qué es una eSignature?

En pocas palabras, una firma electrónica o eSignature es una forma de firmar un documento digital. Piensa en ella como la versión digital de una firma a mano: es rápida, sencilla y legalmente reconocida en la mayoría de los lugares.

Las eSignatures suelen ser una manifestación electrónica de consentimiento, es decir, alguien autoriza una acción o acepta las condiciones de un documento, igual que lo haría con bolígrafo y papel. Una eSignature puede ser tan simple como escribir el nombre, hacer clic en un botón de “Acepto” o dibujar la firma en una pantalla táctil.

En Estados Unidos, las eSignatures tienen reconocimiento legal bajo la ley ESIGN, lo que las convierte en tan oficiales como las firmas manuscritas. Las normas eIDAS ofrecen reconocimiento legal similar en la UE.

Sin embargo, la seguridad puede variar en función del método utilizado. Por ejemplo, simplemente hacer clic en “Acepto” en una web no es tan seguro como una eSignature que verifica la identidad enviando un enlace o código único al correo electrónico. En definitiva, las eSignatures son adecuadas para documentos que se necesitan firmar rápidamente y no requieren el máximo nivel de seguridad.

¿Qué es una firma digital?

Las firmas digitales ofrecen una manera más segura de firmar documentos electrónicamente porque utilizan una técnica criptográfica específica denominada Infraestructura de Clave Pública, o PKI por sus siglas en inglés. Esto verifica la identidad del firmante y detecta si un documento ha sido manipulado.

Así es como funciona PKI:

• Organismos de confianza conocidos como autoridades de certificación verifican la identidad del firmante.
• Un sello digital cifra un código único para proteger el documento ante alteraciones.
• Como el código es específico, el firmante no puede negar que ha firmado el documento. Esto se denomina no repudio.

En comparación con las eSignatures, las firmas digitales son más apropiadas para documentos que requieren fuerte verificación de identidad y protección contra manipulaciones. Un ejemplo son las Firmas Electrónicas Cualificadas (QES), que están sujetas a estrictas normativas europeas.

Diferencias clave entre eSignatures y firmas digitales

Ambos tipos de firma están reconocidos legalmente en la mayoría de países hoy en día. Sin embargo, las firmas digitales garantizan una mayor seguridad sobre la identidad y defensibilidad legal, por lo que son ideales para empresas de sectores altamente regulados como finanzas, sanidad o servicios gubernamentales. También son la mejor opción para empresas que necesiten altos niveles de seguridad y cumplimiento legal.

Aquí tienes una tabla comparativa de ambos métodos para que puedas ver las diferencias de un vistazo:

Cuándo usar cada una

Si lo más importante es la rapidez y la comodidad, una eSignature es una buena opción. Permite que las personas firmen tus documentos rápidamente, sin necesidad de imprimir y enviar papeles.

Por ejemplo, si necesitas que un empleado firme un formulario de reembolso de gastos, aquí bastará una eSignature, ya que es poco probable que contenga información legal o financiera sensible. El empleado podrá firmarlo de manera ágil sin necesidad de medidas de seguridad extras.

Si manejas documentos más sensibles, como contratos u otros acuerdos legales en un sector regulado, una firma digital es la opción más inteligente. No solo verifica la identidad del firmante, sino que también garantiza que el documento no ha sido modificado en ningún aspecto, evitando problemas legales para tu empresa.

Por ejemplo, si necesitas que una organización firme un acuerdo de colaboración empresarial que define diferentes roles, responsabilidades y condiciones financieras, una eSignature no aportará el nivel de seguridad necesario para verificar la identidad del firmante ni evitará cambios no autorizados. En este caso, elige una firma digital, que asegura que el acuerdo sea completamente infalsificable y legalmente protegido.

¿Deberías elegir eSignatures o firmas digitales?

Al final, la elección depende de las necesidades de tu empresa. Las eSignatures funcionan bien para documentos cotidianos de bajo riesgo, mientras que las firmas digitales ofrecen una verificación adicional de identidad y protección contra manipulaciones en acuerdos importantes o regulados.

Con Lumin Sign dispones tanto de flujos de trabajo sencillos para eSignatures como de la capacidad de realizar firmas digitales verificadas, lo que te permite elegir la opción adecuada para cada situación.

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Verified Digital Signing: El siguiente paso en la seguridad de las eSignatures

Aunque las firmas digitales ya ofrecen una fuerte protección criptográfica, Verified Digital Signing va un paso más allá al vincular credenciales de identidad verificadas criptográficamente a cada firma. Esto añade una capa extra de autenticación que prueba que el firmante es realmente quien dice ser, y no solo alguien con acceso a sus credenciales.

Esta verificación extra es especialmente valiosa frente a fraudes potenciados por IA, que facilitan la vulneración de métodos de autenticación tradicionales. Para empresas que gestionan contratos de alto valor o trabajan en sectores regulados, Verified Digital Signing ofrece protección avanzada contra fraude y una mayor seguridad legal, superando a las firmas digitales estándar.