Generación de documentos en Salesforce: Cómo generar documentos a partir de registros de Salesforce

La generación de documentos en Salesforce utiliza los datos ya almacenados en el CRM para rellenar documentos como presupuestos, contratos y acuerdos de renovación. En lugar de copiar nombres, precios, fechas y otros detalles en un archivo aparte, los equipos pueden generar los documentos directamente desde el registro.

Salesforce incluye herramientas nativas para la generación de documentos, aunque lo que puedes hacer depende de los productos y licencias que utilice tu organización. Integraciones como Lumin pueden gestionar flujos de trabajo adicionales, entre ellos generar documentos desde registros de Salesforce, enviarlos para firma y devolver los archivos completados al CRM.

¿Ofrece Salesforce generación de documentos?

Salesforce ofrece varias opciones nativas de generación de documentos, pero no están disponibles de la misma forma en todas las configuraciones de Salesforce.

Salesforce Quotes, por ejemplo, permite a los usuarios generar PDFs orientados al cliente a partir de registros de presupuestos. Las organizaciones pueden utilizar plantillas estándar o personalizadas de presupuestos y guardar el PDF final en el propio presupuesto.

Salesforce también ofrece Document Builder, una herramienta visual sin código para casos como presupuestos, informes de servicio y órdenes de trabajo. Salesforce Document Generation soporta documentos más complejos y puede combinar datos de objetos estándar y personalizados en plantillas de Microsoft Word o PowerPoint. Además, soporta contenido condicional y formatos avanzados. La disponibilidad depende de los productos y licencias de Salesforce contratados. Salesforce explica las diferencias entre Document Builder y Document Generation en su documentación.

Si tu equipo solo necesita PDFs estándar de presupuestos u otro tipo de documentos ya soportados por los productos de Salesforce que utilizas, las herramientas nativas pueden ser suficientes. Si necesitas rellenar tus propias plantillas de acuerdos, enviar esos documentos para eFirmas y guardar los archivos completados en Salesforce, una herramienta de generación de documentos integrada puede cubrir esa necesidad.

Ventajas de generar documentos desde registros de Salesforce

Una vez que los datos de Salesforce se vinculan a una plantilla de documento, los equipos pueden eliminar buena parte del trabajo manual entre el registro del CRM y el documento final.

• Menos introducción manual de datos: Nombres de clientes, fechas, precios y otros detalles del registro pueden rellenarse automáticamente en el documento, reduciendo el trabajo de copiar y el riesgo de usar información obsoleta.
• Documentos más consistentes: Las plantillas reutilizables mantienen el lenguaje y formato estándar en un solo sitio, mientras Salesforce aporta los detalles que cambian de un cliente, cuenta o transacción a otra. Esto es especialmente importante para contratos y documentos donde los equipos deben usar condiciones aprobadas de manera constante.
• Creación de documentos más rápida: Una vez configuradas la plantilla y las asignaciones de campos, los usuarios pueden generar documentos desde el registro en lugar de enviar la información a otra persona para que los monte.
• Un flujo de trabajo más conectado: Los usuarios pueden generar documentos, enviarlos para eFirma y guardar automáticamente los PDFs firmados en Salesforce sin exportar datos ni volver a subir documentos.

Astrea IT, un partner consultor de Salesforce que usa Lumin con Salesforce, afirma que este proceso ahorra unos 10 minutos por documento. La empresa cuenta con una trazabilidad de auditoría con búsqueda porque almacena los documentos asociados al registro de Salesforce correspondiente.

Cómo generar documentos desde registros de Salesforce con Lumin

Lumin para Salesforce conecta plantillas reutilizables con datos de Salesforce para que la información de un registro pueda rellenar el documento antes de enviarse a firmar.

La integración no requiere código personalizado y la configuración inicial es una tarea de administrador.

1. Conecta Lumin y Salesforce

Un administrador de Salesforce instala y autoriza la integración de Lumin, asigna los permisos necesarios y añade los componentes de Lumin a las páginas de los registros donde se vayan a utilizar.

La configuración también vincula Salesforce y Lumin, lo que permite que las actualizaciones sobre el estado de los documentos se reflejen en el CRM.

2. Prepara la plantilla del documento

Crea el documento reutilizable en Lumin y añade el texto, los campos y los roles de firmante que necesita.

La plantilla contiene el contenido que permanece igual, mientras que Salesforce aporta los detalles variables de un registro a otro, como nombres, fechas o información de cuenta.

3. Sincroniza la plantilla con Salesforce

Cuando la plantilla esté lista, sincronízala con Salesforce para que esté disponible para la generación de documentos.

Puedes reutilizar la plantilla sincronizada en los registros correspondientes en vez de que alguien tenga que subir o recrear el documento cada vez.

4. Asigna los campos de Salesforce a la plantilla

Vincula las variables del documento y los roles de firmante a los campos de Salesforce que deben rellenarlos.

Lumin soporta asignaciones directas de campos y campos de búsqueda para información almacenada en registros relacionados. Tras configurar las asignaciones, la plantilla puede extraer la información correcta de cada registro de Salesforce sin necesidad de entrada manual.

5. Configura la firma y los documentos completados

Configura qué debe ocurrir cuando el documento sea enviado y una vez completado.

Los ajustes de la plantilla en Lumin permiten controlar opciones como la caducidad de las solicitudes de firma, los certificados de finalización y si el documento firmado se guarda automáticamente en Salesforce.

6. Genera y revisa el documento

Cuando la configuración esté lista, los usuarios pueden abrir el registro de Salesforce relevante y elegir una plantilla de Lumin. Los datos de Salesforce rellenan previamente los campos asignados y los usuarios pueden previsualizar el documento antes de enviarlo. También es posible editar el acuerdo en caso de que sea necesario modificar algo.

Después de revisar el documento, los equipos pueden enviarlo para firma y hacer el seguimiento en Salesforce.

Más información sobre la generación de documentos con Lumin.

Qué pueden generar los equipos a partir de registros de Salesforce

La generación de documentos resulta ideal para la documentación que se compone principalmente de información que ya está recogida en Salesforce.

Por ejemplo, un acuerdo de renovación o suscripción podría tomar detalles del cliente, precios y renovación de una oportunidad. Un statement of work puede usar la información relativa a una oportunidad cerrada. Los registros de cuenta pueden aportar datos para acuerdos de partner o distribuidor, mientras que los registros de caso o servicio sirven para órdenes de trabajo e informes.

Estos casos funcionan porque la información variable ya existe en el registro de Salesforce.

Astrea IT usa este método para varios tipos de documentación. La empresa genera certificados desde registros de Salesforce para los estudiantes que finalizan su formación y los envía a través de Lumin. También emplea el flujo para NDA, cartas de cita y cartas de experiencia laboral para empleados. Tras la firma, el sistema almacena automáticamente los documentos completados en los registros de Salesforce correspondientes.

Genera documentos desde Salesforce sin traspasos manuales

Salesforce ya proporciona varias formas para que los equipos transformen datos del CRM en documentos. La mejor opción depende de qué quieras generar, qué productos de Salesforce utilizas y qué debe suceder después de crear el documento.

Para los equipos que deseen rellenar plantillas reutilizables de acuerdos desde datos de Salesforce, recopilar eFirmas y devolver archivos completados al registro, Lumin permite mantener todos esos pasos conectados sin necesidad de un desarrollo personalizado de generación de documentos.